automatisieren, validieren, dokumentieren
Vorgänge Daten und Unterlagen
ablegen, bereitstellen und archivieren
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Home Gewinnen Sie als Unternehmen, Behörde und Mitarbeiter, an Ihren Zielen orientiert und an verteilten Online Arbeitsplätzen, mit dem MCS Rechenzentrum mehr Zeit und Raum kontrolliert, sicher und mit weniger Kosten. Was halten Sie davon? Lassen Sie doch aufwendige Büroarbeiten von MCS erledigen nach dem Grundsatz keine Buchung ohne Beleg online, darauf zugreifen und damit arbeiten. Wir empfehlen diese Art, nachvollziehbarer Organisation Ihrer Daten und Unterlagen für alle relevanten, dringenden und aussichtsreichen Anwendungen und Geschäftsprozesse. Vergleichen Sie die Vorteile und Sicherheit bei der digitalen Online Bearbeitung gegenüber dem Aufwand bei manuellen Informationsquellen aus Früher Archivierung, Ablauforganisation, Postbearbeitung, Auswertungen sowie der Akten-, Beleg- und Schriftwechsel- Ablage. Denken Sie dabei an die Chancen, wie einfach, ohne eigene Software, vollständig, digital und online, sich Aufbereiten, Erfassen, Erkennen, Automatisieren, Archivieren, Ablegen, Bereitstellen und Validieren Ihrer betrieblichen und aufbewahrungspflichtigen Vorgänge, Daten und Unterlagen bewältigen lassen. Wer bei der Datensicherung klar sehen will, wird seine Bewegungsdaten dauerhaft kompatibel an mindestens zwei Orten ablegen anstatt Datenbanken mit „Müll“ belasten. Daten sicherung Backup & Restore 01.12.2011 gehrer Daten & Unterlagen Sicherung (Backup & Restore) - Daten in Form von Text, Bild oder Ton werden analog oder digital aufgezeichnet. Unterlagen dienen dabei als Träger für die Aufzeichnungen. - Permanente Analyse und Bearbeitung von Fehlerszenarien bei Geschäftsprozessen mit Sicherungs-, Schutz- und Sicherheits- Bedarf der Daten, Unterlagen und dem Wiederherstellungsprozess einschließlich: - Stamm-, Bewegungs- und Auswertungs- Daten (Informationen/ Inhalte), - den Original- und Änderungs- Unterlagen (Datenträger/ Dialoge) sowie den - jeweiligen Archivierungsverfahren als Voraussetzung für aktuelle Lösungen und Anpassungen bei Backup & Restore aller Geschäftsprozesse, Daten und Unterlagen. - Aufwand, Nutzen, Art und Grad der Daten Unterlagen Sicherung werden dabei bestimmt von gesetzlichen, betrieblichen und persönlichen Vorschriften / Regeln. © MCS GmbH Fürth 03.2011 | Schließen |
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Aufwand
Daten Unterlagen Sichern 31.03.2011 Aufwand Datensicherung (Backup und Restore) – ist ein Verfahren zur Wiederherstellung eines inhaltlich gleichen Abbildes von Daten und Unterlagen zum „Original“, das im Bedarfsfall und auch nach beliebig vielen qualitativen, quantitativen, aller oder einzelner Änderungen/Auswertungen bei Daten, Format, Struktur, Wert und dem Trägermaterial (Bewegungen) innerhalb Dateien, Bestandsunterlagen und Datenbanken eine explizierte bzw. gesamte Kopie mit dem gleichem ursprünglichem Zustand/Inhalt erstellen kann. Art und Grad, Aufwand und Nutzen, Backup und Restore werden dabei von gesetzlichen, betrieblichen und persönlichen Vorschriften/Regeln bestimmt. | Schließen |
Nutzen
Daten Unterlagen Sichern 31.03.2011 Nutzen Daten Unterlagen Sichern Wertvolle und aufbewahrungspflichtige Daten und Unterlagen dauerhaft kompatibel zeit- und platzsparend jederzeit zur Verfügung zu haben und diese bei Bedarf kurzfristig und preiswert mittels individueller Geschäftsprozessen verteilen, bearbeiten und auswerten zu können? | Schließen |
Art
Daten Unterlagen Sichern 31.03.2011 Art Daten Unterlagen Sichern Eigene Server, CD/DVD, USB, ext. Festplatten, analoge Datenträger, Papier, Bilder, Zeichnungen, Ton, Mikrofilm, online nach Bedarf, Online -Archive, -Briefkörbe, -Postfächer und Programme. | Schließen |
Grad
Daten Unterlagen Sichern 31.03.2011 Grad Daten Unterlagen Sichern Authentizität, Vertraulichkeit, Unveränderbarkeit, Dauer der Aufbewahrungspflicht, dauerhaft Kompatibel, Zertifiziert, Verschlüsselt, Passwort geschützt, Laptop-, PC-, Terminal-, PDA- und iPhone- Zugriff, Aufwand und Nutzen, Backup und Restore werden dabei von gesetzlichen, betrieblichen und persönlichen Vorschriften/Regeln bestimmt. | Schließen | Rolf Gehrer, Inhaber und Geschäftsführer der gehrer MCS Gmbh Gehrer, ist ein „klassischer“ Mittelständler, wie er im Buche steht. Nichts ist ihm fremd. Er kennt die Höhen und Tiefen, die einem Unternehmer widerfahren können. Mit seiner Startidee in den frühen 70ern des letzten Jahrhunderts, die Sicherung und zugriffsfähige Archivierung sensibler wirtschaftlicher Unternehmensdaten auf Basis der Mikroverfilmung den Unternehmen als Dienstleistung anzubieten, war ein voller Erfolg. Unter seinen Kunden fanden sich die Namen einer Vielzahl von Großunternehmen der Region, die seine Dienstleistung in Anspruch nahmen. Mit dem Vormarsch des PC seit Ende der 80er Jahre und dem Siegeszug der digitalen Datenverarbeitung musste sich auch sein Unternehmen umstellen. Buchführung und der Datenumgebung des Finanz- und Rechnungswesens beschreiben den Dienstleistungsmarkt, auf dem sich die MCS GmbH jetzt erfolgreich bewegt. Die Anpassung der Dienstleistungspalette der gehrer MCS GmbH an die neuen technischen und rechtlichen Standards und Normen hat auch zu einer Anpassung der Personalgröße geführt. Dabei verfolgt der Unternehmer Gehrer gezielt eine Strategie des Einsatzes älterer Mitarbeiter. Zwei Bewerber aus dem Beschäftigungspakt 50plus hat er auch eingestellt. Er macht kein Hehl daraus, dass er die Einstellungszuschüsse gerne in Anspruch nimmt, weil im Zuge der Globalisierung die Firmen immer mehr dazu übergehen, Datenerfassung und Datenverarbeitung aus Kostengründen ins Ausland zu verlagern. Wichtiger ist ihm aber ein anderer Aspekt seiner 50plus-freundlichen Einstellungspolitik: Die Verwaltung und Bearbeitung sensibler betrieblicher Daten beruht auf Vertrauen und Kompetenz. Sorgfalt und Gewissenhaftigkeit bei der Arbeit sind unverzichtbare Kompetenzen, die die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mitbringen müssen. Diese Kompetenzen sieht er bei älteren MitarbeiterInnen stärker als bei jüngeren ausgeprägt. | Schließen | Die infra fürth gmbh ist der Energieversorger der Stadt Fürth und versorgt Kunden sowohl im Stadtgebiet Fürth als auch teilweise im Umland mit Energie, Wasser und Fernwärme. Außerdem betreut sie noch den Personennahverkehr und erbringt über ihre Tochter, die infra fürth dienstleistung gmbh IT Dienstleistungen für städtische Kunden und für andere Energieversorger. Im Rahmen der Versorgung der Kunden mit Strom und Gas unterliegt die infra fürth gmbh den Weisungen des Energiewirtschaftsgesetzes mit seinen Pflichten zum elektronischen Datenaustausch und der damit verbundenen Pflicht zur Verschlüsselung und Umsetzung der qualifizierten Signatur. Die in den Vorschriften der GPKE (Geschäftsprozesse zur Versorgung der Kunden mit Elektrizität) bzw. der GeLiGas (Geschäftsprozesse Lieferantenwechsel Gas) angeordneten EDIFACT Nachrichtentypen UTILMD, MSCONS, CONTRL, INVOIC, APERAK, REQDOC und ALOCAT sind in ihren unterschiedlichen Ausprägungen nach Strom und Gas zwingend zu verwenden und zu archivieren. Dabei sind Nachrichten mit personenbezogenen Inhalten und Verbrauchsdaten zu verschlüsseln und die steuerlich relevanten Nachrichtentypen (hier vor allem INVOIC) zusätzlich noch qualifiziert zu signieren. Um das Ganze noch zu komplizieren, müssen die Nachrichten im Zuge der bis spätestens 01.10.2009 vorgeschriebenen Einführung des so genannten Zwei-Mandanten-Modells auf zwei unterschiedliche Archive, also einmal für den Netz-Betreiber und einmal für den Vertrieb je nach Empfänger bzw. Absender aufgeteilt werden. Denn selbstverständlich gilt die Verpflichtung zur Archivierung sowohl für ausgehende als auch für eingehende Nachrichten. Der Ablauf stellt sich wie folgt dar: Im Abrechnungssystem kVASy der SIV.AG werden je nach Verwendungszweck die unterschiedlichen Nachrichtentypen erzeugt und an das Modul ProGOV der Firma Procilon übergeben. Dieses Modul besorgt dann die Verschlüsselung und gegebenenfalls die qualifizierte Signatur. Anschließend wird die Nachricht über das Mailgateway dem Empfänger zugestellt als auch mittels eines Archivadapters an die Webservices von DocuWare übergeben. Als nächste Instanz sorgt dann die GAPI-Schnittstelle von DocuWare für die Archivierung in den unterschiedlichen Archiven mit gleichzeitiger Verschlagwortung. über die Vergabe von unterschiedlichen Feldrechten in DocuWare kann gleichzeitig der Zugriff auf die Nachrichten reglementiert werden. Der Ablauf bei eingehenden Nachrichten erfolgt in umgekehrter Reihenfolge. Auch hier fungiert der Archivadapter als übermittler an die Webservices von DocuWare und die dahinter agierende GAPI-Schnittstelle. Gleichzeitig wird die Nachricht von ProGOV entgegengenommen, gegebenenfalls entschlüsselt, und an das Abrechnungssystem kVASy zur weiteren Verarbeitung übergeben. Zur Sicherstellung der Gültigkeit der Signaturen auch nach deren Ablauf wird als Nachsignatur eine Hashbaum-Validierung durchgeführt. Dabei wird über jedes der Archive eine Prüfsumme gelegt, die von ProGOV täglich aktualisiert wird und somit die Verbindlichkeit der darin enthaltenen Nachrichten gewährleistet. In der folgenden Grafik ist der gesamte Ablauf bildlich dargestellt: 
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass das Projekt nach den üblichen, allerdings erstaunlich geringen Anfangsschwierigkeiten nunmehr reibungslos und zu unserer vollsten Zufriedenheit abgeschlossen werden konnte. Die erforderliche Funktionsfähigkeit wurde im vollen Umfang erreicht. Zu verdanken ist dies der guten und bereitwilligen Zusammenarbeit aller beteiligten Softwarehäuser. An dieser Stelle besonders hervorzuheben ist unser DocuWare-Partner, die MCS-Gehrer GmbH, die nicht zuletzt durch die Entsendung ihrer Mitarbeiter zu den anderen Unternehmen wesentlich zum Gelingen des Projekts beitrug. | Schließen | Wie bei allen anstehenden Entscheidungen wird auch die Entscheidung zur Vorbereitung der elektronischen Steuerprüfung beim steuerpflichtigen Unternehmen von dessen Zielsetzung, dem angestrebtem Nutzen, der betrieblichen Investitionsbereitschaft, dem damit verbundenem Aufwand und den Auswirkungen auf die Mitarbeiter beeinflußt. Die nächste Steuerprüfung mit oder ohne Anwendung der GDPdU durch den Betriebsprüfer, wie auch immer diese endet, ist die eine Seite. Beanstandungen und eventuelle Konsequenzen daraus ist die andere Seite. Die bessere Seite aber ist in jedem Fall die strategische Vorbereitung der elektronischen Steuerprüfung mit allen Chancen zur Kostenersparnis, mit Verbesserungen der Business Logik und dem Schließen von Lücken beim IKS. Die MCS GmbH spricht dazu nachstehende Empfehlungen aus:
Die MCS GmbH ist Dienstleister und Anbieter für COM und Cold seit mehr als 35 Jahren und seit Jahren auch für reportbasierende GDPdU Inhouse und RZ Lösungen. Die MCS-Vorgehensweise in wenigen Schritten:
Die gehrer MCS GmbH Die MCS GmbH management for documents communication & support wurde 1972 in Fürth gegründet und beschäftigt aktuell 19 Mitarbeiter. Die Dienstleistungspalette der MCS GmbH reicht von der reinen Dokumentenarchivierung - auch aller Arten von Altdaten - über die Einrichtung von schlanken, effizienten Arbeitsabläufen mit Datenzugriff auf das Rechenzentrum bis hin zur vollständigen Übernahme von Routineaufgaben ganzer Abteilungen des Kundenunternehmens. Über besondere Expertise verfügt die MCS als Anbieter der revisionssicheren Archivierung zur Einhaltung der für alle Unternehmen verbindlichen Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Geschäftsphilosophie der MCS GmbH zielt auf die Konzentration aller Geschäftsdokumente und die zentrale Steuerung aller Arbeitsabläufen ab. Gründer und Geschäftsführer der MCS ist Rolf Gehrer. | Schließen | Die gehrer MCS GmbH bietet Unternehmen eine Lösung, die die gesetzlichen Vorgaben der GDPdU in besonderer Weise erfüllt. Dabei erhält der Betriebsprüfer künftig nur noch einen GDPdU konformen Datenträger Z3 und/oder alternativ zu Z1 und Z2 einen Link mit Web-Zugang auf die Daten-Quellen (z. B. Stamm-, Bewegungs- und Auswertungsdaten). Damit ist bei Produktiv-, Alt- und Nebensystemen die Aufrechterhaltung der Systeme überflüssig. Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sehen vor, dass bei einer Betriebsprüfung die Daten des Steuerpflichtigen grundsätzlich auf drei unterschiedliche Arten geprüft werden können. Das Bundesfinanzministerium spricht vom „unmittelbaren Datenzugriff (Z1)“, „mittelbaren Datenzugriff (Z2)“ und der „Datenträgerüberlassung (Z3)“. Die Unternehmen sind bestrebt, die letzte Art des Zugriffs zu erlauben, also die reine Datenträgerüberlassung. Das ist bislang aber nicht für alle Arten von Daten möglich, sondern oft nur für die aktuellen finanzbuchhalterischen. Universal-Z3-Lieferant für Produktiv-, Alt- und Nebensysteme So konnten etwa die Daten aus der Warenwirtschaftssoftware, der Zeit- oder Reisekostenabrechnungung die auch steuerlich relevanter Prüfungsgegenstand sind, zwar auf CD gebrannt werden, aber nicht immer korrekt vom Prüfer in die Prüfsoftware eingespielt werden. Das ändert die neue Lösung der gehrer MCS GmbH. Die Lösung schafft es nun, aus der Businesslogik unterschiedlichster Anwendungen von Produktiv-, Alt- und Nebensystemen diese nicht nur als „propitäre“ Daten, sondern GDPdU konform abzubilden. Das wiederum erlaubt die gesetzeskonforme Weiterverwendung der Daten innerhalb der Prüfungssoftware. Dabei ist es vollkommen gleichgültig, aus welchen Systemen die Daten stammen - die gehrer MCS GmbH liefert den entsprechenden lesbaren Datenträger als Abbild der Businesslogik aus den jeweiligen Systemen. „Damit sind wir der Universal-Z3-Lieferant auf dem deutschen Markt auch für kleine und mittlere Unternehmen“, erklärt Geschäftsführer Rolf Gehrer. Viele Steuerpflichtige erlauben viel zu viel Viele Unternehmen wissen allerdings gar nicht, dass die Möglichkeit besteht, sich auf Z3 zu beschränken. Mit ein Grund dafür ist auch das mangelnde Wissen auf Seiten der steuerlichen Berater. „Z1 und Z2 sind im Grunde vollkommen überflüssig“, erklärt Gehrer. Sie seien vielmehr ein historisches Behelfskonstrukt des Gesetzgebers, das geschaffen wurde, als Z3 technisch noch nicht für alle Daten Volumen aktuell und universal realisierbar war u. a. mit der Möglichkeit auf Daten-Quellen (z. B. Stamm-, Bewegungs- und Auswertungs-daten) mittels Link und Web-Zugang zu verweisen. „Heute dagegen können wir jedem Unternehmen gute Argumente an die Hand geben, den Zugriff des Prüfers im Rahmen von Z1 oder Z2 zu vermeiden.“ | Schließen | Allein von Gesetzes wegen müssen Unternehmen dafür sorgen, dass ihre Daten und Unterlagen nach bestimmten Vorgaben archiviert werden - Stichwort GDPdU. Doch Archivierung leistet auch Einiges, wenn sie nicht erst nach der Bearbeitung der Daten und Unterlagen stattfindet, sondern bereits davor. Die sogenannte frühe Archivierung leitet Geschäftsprozesse ein und steuert darüber den gesamten Workflow im Unternehmen. Die gehrer MCS GmbH bietet dafür gleich mehrere Lösungen an. Sachbearbeitung - das bedeutet heute in fast allen Unternehmen, dass die Mitarbeiter über Daten und Unterlagen sitzen, diese benutzen, verändern oder weitergeben und auf diese Weise ihre Arbeit erledigen. Zumeist sind diese Daten und Unterlagen vor der Bearbeitung unorganisiert, uneinheitlich und tauchen dezentral irgendwo auf. Das bedingt nicht nur einen Arbeitsablauf, der schon mal ins Stocken gerät, wenn ein Mitarbeiter krank ist, sondern auch, dass der Chef letztlich wenig Einblick in das hat, was seine Angestellten tun. Die Alternative dazu sieht ganz anders aus. Im Unternehmen wird nicht nur sämtliche Eingangspost eingescannt und jede eingehende E-Mail landet automatisch in einem Poolarchiv, sondern auch jede ausgehende E-Mail wird kopiert und abgelegt. Rein technisch gesehen könnte jeder Mitarbeiter des Unternehmens jederzeit auf sämtliche Daten und Unterlagen zugreifen, in der unternehmerischen Praxis regeln natürlich Zugriffsrechte und definierte Arbeitsroutinen Aufruf und Bearbeitung. Die Folgen sind für den Unternehmer immens: Er schützt seine Daten durch die frühe Archivierung nicht nur effizient vor Wirtschaftskriminalität, sondern nimmt den Mitarbeitern auch die Suche nach den für sie relevanten Arbeitsunterlagen ab. Daten und Unterlagen in den Workflow einspeisen Die gehrer MCS GmbH schafft mit der sogenannten frühen Archivierung die Basis für diese Form der Organisation. Dabei ist der Begriff „Archivierung“ in diesem Kontext eigentlich irreführend. Denn die Daten und Unterlagen werden nicht irgendwo dauerhaft abgelegt, sondern in den Unternehmensworkflow eingespeist. Insofern handelt es sich eher um eine Zentralisierung der Information, denn um eine Verwahrung - natürlich ist das Ganze aber ein Archiv im Sinne der GDPdU. Wird früh archiviert, dann können die Mitarbeiter im Kundenunternehmen über ein gesichertes Netzwerk ihre gesamten Aufgaben erledigen - im Grunde benötigen sie dann statt eines PCs nur noch einen Monitor. Die Programme werden über das Internet genutzt, auf die im gehrer MCS-Rechenzentrum abgelegten Unternehmensdaten und -unterlagen wird ebenso zugegriffen. Entscheidend ist dabei, dass die digitalisierte Unterlage nicht etwa als große Bilddatei, sondern als „Fotografie davon“ und damit kleines Dokument sehr schnell aus dem Rechenzentrum übertragen wird. Dadurch verspüren die Mitarbeiter keinerlei Unterschied zu einer Bearbeitung von Unterlagen, die etwa auf ihrer Festplatte abgelegt sind. Geringere Fixkosten und endlich Transparenz Die Wege, auf denen die Daten und Unterlagen ins Archiv der MCS gelangen, sind je nach Kundenunternehmen unterschiedlich. Gemeinsam ist ihnen, dass der Zugriff sowohl zum Archivieren als auch zum Wiederaufrufen über das Internet erfolgt, und zwar passwortgesichert. Das spart auf Kundenseite Fixkosten und reduziert Investitionsvolumina bei der Hardware. Das ist ein weiterer Vorteil der frühen Archivierung gegenüber dem „Ablegen nach dem Erledigen“. Darüber hinaus ist die an sie gekoppelte Organisation natürlich genauso prädestiniert für den Einsatz bei mehreren nationalen oder internationalen Standorten - alle Mitarbeiter können rund um den Globus auf dieselben Arbeitsgrundlagen zugreifen - wie für den kleinen Handwerksbetrieb, bei dem der Chef fortan persönlich per Knopfdruck die Eingangspost zur Bearbeitung verteilen kann und auf diese Weise den Überblick behält. | Schließen |
Den Spesenbeleg aus IDEA aufrufen...
04.09.2007 Mit der Lösung der MCS GmbH kann der Betriebsprüfer per Doppelklick direkt aus seinen IDEA-Daten heraus auf sämtliche archivierten Unterlagen des Steuerpflichtigen zugreifen. Das funktioniert sowohl im firmeneigenen System als auch mit dem Rechenzentrum von MCS. Will ein Betriebsprüfer umgehend einen Beleg für eine bestimmte Buchung sehen, so hat der Steuerpflichtige diesen zur Verfügung zu stellen. Das gilt nicht nur für Papier, sondern auch für digitale Unterlagen, wie das Finanzgericht Düsseldorf jüngst befunden hat. Bislang lässt sich ein solches Auffinden von Unterlagen inhouse schon mit einer Reihe von Dokumentenmanagementsystemen bewerkstelligen. Schwierig wird es allerdings dann, wenn der Steuerpflichtige seine Unterlagen in einem Rechenzentrum archivieren/speichern lässt. Nur bei MCS direkter Zugriff auch auf das Rechenzentrum Derzeit kann am Markt nur eine einzige Lösung dies bieten - sie stammt von der Fürther MCS GmbH. Damit hat der Betriebsprüfer jederzeit direkten Zugriff auf jedwede archivierte Unterlage, egal wie diese abgelegt wurde. In der Praxis funktioniert dies so: Ein Prüfer hat seine IDEA-Anwendung mit Internet/Intranet - Zugang geöffnet. Darin findet er in der Tabelle einen Wert zu dem er gern das damit verknüpfte Originaldokument einsehen möchte. Dazu genügt ein Doppelklick auf den Link-Begriff. Dadurch öffnen sich die zu den Daten gehörigen Unterlagen - entweder im eigenen System oder aber im Rechenzentrum von MCS. Denn der direkte Zugriff funktioniert bei MCS sowohl im Insourcing wie im Outscourcing und zwar in der Kombination mit den Softwarekomponenten zum Dokumentenmanagement, die MCS von verschiedenen Herstellern anbietet. (Die verschiedenen Lieferanten sind auf der Homepage unter www.gehrer.de einsehbar). Der Prüfer wird damit in die komfortable Lage versetzt, sofort per Doppelklick etwa einen fraglichen Spesenbeleg unabhängig von seinem Speicherort aufzurufen. Verknüpfung von Daten und Unterlagen Möglich wird dieser technische Komfort bei einer RZ-Lösung für Z1, Z2 und Z3, der im Übrigen ein Alleinstellungsmerkmal von MCS ist, durch die Kernkompetenz von MCS: den Link von Daten (in diesem Fall von IDEA) zu Unterlagen (in diesem Fall die Belege im DMS) zu schaffen. Diese Philosophie verfolgt das Fürther Unternehmen bereits seit einem Jahrzehnt. Auf der DMS Expo können Interessierte die Rechenzentrumslösung auf dem Stand von HSP im Verbund mit MCS besichtigen. Darüber hinaus demonstrieren die Mitarbeiter von MCS die Möglichkeiten des direkten Zugriff jederzeit gern bei Ihnen vor Ort. | Schließen |
Betriebsprüfung auf Knopfdruck
Wirtschaft in Mittelfranken; Ausgabe 8/2007 Viele Firmen kennen das: Der Betriebsprüfer des Finanzamtes steht vor der Tür und will die Daten elektronisch für seine Prüfsoftware erfassen. Denn seit 2002 hat die Finanzverwaltung gemäß der sogenannten „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) weitgehende Zugriffsrechte auf die betriebliche Datenverarbeitung. Oft liegen die Daten aber verteilt im Unternehmen und sind nicht auswertbar. Ähnlich schwierig wird es, wenn international tätige Unternehmen mit Holding im europäischen Ausland und Tochtergesellschaften in Deutschland ihre Server im Ausland betreiben oder Software verwenden, die mit anderen Programmen nicht kompatibel ist. Die MCS GmbH ermöglicht es als nach eigenen Angaben eine der ersten Firmen in Deutschland, die nötigen Unterlagen für das Finanzamt auf Knopfdruck bereitzustellen. Der Fürther Profi für Archivierung bereitet seit Jahren sowohl für mittelständische Unternehmen aus der Region als auch für international tätige Unternehmen Geschäftsdokumente von der Eingangspost bis zum Rechnungswesen elektronisch auf, archiviert diese und stellt sie den berechtigten Lesern über gesicherte Breitbandverbindungen für den Datenzugriff und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zur Verfügung. Es können getrennte Rechte für die Analyse zum Beispiel durch den Steuerpflichtigen, den Steuerberater, den Wirtschafts- und den Behördenprüfer vergeben werden. „In Kombination mit einer Software der hsp GmbH sind alle relevanten Daten schnell und unkompliziert vom Betriebsprüfer abrufbar“, erklärt MCS-Geschäftsführer Rolf Gehrer. Und dass dieses Modell von den Kunden geschätzt wird, zeigen die aktuellen Geschäftszahlen: In den ersten Monaten dieses Jahres verzeichnete das Unternehmen einen Umsatzzuwachs von rund 35 Prozent. Derzeit sind bei MCS, das für „Management for Documents Communication & Support“ steht , insgesamt 19 Mitarbeiter beschäftigt. | Schließen | Fürth (16.07.2007) - Die Bayerische Milchindustrie eG (BMI/Landshut) blickt der nächsten Steuerprüfung beruhigt entgegen. Sie exerziert heute vor, wie Unternehmen dem Problem von Datenbeständen, die aufgrund der Haltung in Alt- oder Nebensystemen nicht GDPDU-konform sind, zu Leibe rücken können, ohne die entsprechenden Archive und Rechner bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu pflegen. Bei der BMI hieß das Problem SAP R2. ERP-Daten wie auch Finanzbuchhaltung werden zwar seit 2002 bzw. 2004 über neue, GDPDU-konforme Lösungen abgewickelt. R2-Bestände und damit das dafür zuständige Großrechner-Betriebssystem aber hätte man wegen der genannten Aufbewahrungspflichten noch jahrelang aufwändig und kostspielig am Laufen halten müssen. Die Lösung brachte die Kombination des führenden GDPDU-Programms Opti.List mit Rechenzentrumsdienstleistungen der gehrer MCS GmbH (Fürth). Bereits seit Jahren archivieren die Fürther die Datenbestände der BMI. Zuerst geschah dies auf Mikrofilmen, dann auf CD. „Dass die Daten dort bereits indexiert waren, hat uns sehr geholfen“, unterstreicht Kurt Leopold, EDV-Leiter der BMI. Zusammen wurden nun die alten Datenbestände in eine GDPDU-fähige Form konvertiert. Heute kann sie so nicht nur der Prüfer mit der dafür vorgeschriebenen Software IDEA komfortabel und schnell für alle Beteiligten auswerten. Auch die BMI hat diese Chance für mehr Transparenz genutzt, indem sie die gleiche Software wie der Prüfer nutzt: Leopold: „Unser FIBU-Leiter kann damit wie der Prüfer Daten jederzeit auslesen und analysieren.“ Der Großrechner und das alte SAP-System konnten damit abgeschaltet, der teure Einsatz von Spezialisten zum Auslesen der SAP-Daten vermieden werden. Für MCS-Geschäftsführer Rolf Gehrer ist das nur eine Einsatzmöglichkeit: Mit dieser Lösung können alle elektronisch vorhandenen Bilanzdaten, ob sie nun aus proprietären Warenwirtschaftssystemen, Lohnbuchhaltung oder Reisekostenabrechnung stammen, GDPDU-konform gemacht werden. Diese, zum Beispiel in Tochterfirmen oder Niederlassungen mit verschiedenen EDV-Systemen archivierten Daten und Unterlagen konsolidiert, konvertiert und migriert MCS in das von Opti.List benötigte Format und liefert damit GDPDU-konforme Aufstellungen zurück. Wahlweise können die Kunden diese Auswertung inhouse archivieren oder im Rechenzentrum von MCS. Dort sind sie über das Internet jederzeit hochgesichert so verfügbar, dass sie sowohl der Prüfer (Zugriff Z1 und Z2) als auch der Steuerpflichtige nutzen kann, wenn er z.B. zwischendurch auf Basis von Bilanzprüfungssoftware wie IDEA einen betriebswirtschaftlich verlässlichen Überblick erhalten will. Nützlicher Nebeneffekt, wenn die Rechenzentrumslösung gewählt wird: Dann lassen sich per Mausklick auch die dort archivierten Originalunterlagen blitzschnell auf den Schirm holen, also z.B. jede Ein-, Ausgangsrechung oder ein strittiger Reisekosten- oder Bewirtungsbeleg. | Schließen |
MCS bietet einzigartige Lösung für Betriebsprüfung
Daten und Unterlagen für Controlling und digitale Betriebsprüfung auf Knopfdruck 03.05.2007 Fürth (03.05.2007) - Der Sourcing-Spezialist MCS GmbH management for documents communication & support (Fürth) ermöglicht es zusammen mit seinem Partner hsp Unternehmen in Deutschland erstmals, alle für Betriebsprüfungen der Finanzämter nötigen Daten und Unterlagen auf Knopfdruck elektronisch zur Verfügung zu stellen. Das Schreckensszenario ist Firmen, Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern seit Herbst 2000 bekannt. Der Betriebsprüfer steht vor der Tür und verlangt elektronischen Zugriff auf die betriebswirtschaftlichen Daten, um diese für seine Prüfsoftware zu erfassen. Finanzbeamte können bei einer solchen Betriebsprüfung den alternativen Datenzugriff auf alle steuerrelevanten Daten und Unterlagen entweder als unmittelbaren Lesezugriff (Z1), den mittelbaren Zugriff über Auswertungen (Z2) oder die Datenträgerüberlassung (Z3) verlangen. Dies regeln die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Moderne ERP-Systeme erfüllen in der Regel diese Voraussetzungen. Das Problem: Oft liegen diese Daten verteilt im Unternehmen, oft sind sie nicht GDPDU-konform und nicht auswertbar. Das kostet Zeit und Nerven, und zwar sowohl den Prüfer als auch die betroffenen Mitarbeiter, die dann mühsam die Haus-EDV durchforsten müssen. Nicht anders stellt sich die Problematik, wenn international tätige Unternehmen, mit Holding im Europäschen Ausland und Tochtergesellschaften in Deutschland, ihre Server in Polen, Rumänien und Indien stehen haben. Dazu gehören auch Server von ERP-Systemen, die durch neue Systeme ersetzt wurden, sowie Software ausländischer Herkunft von Nebensystemen z.B. für Warenwirtschaft oder Reisekosten, deren Entwickler für die GDPDU erforderlichen Schnittstellen oft keine Notwendigkeit sehen. MCS, spezialisiert auf das elektronische Erfassen, Archivieren, Verteilen und Bereitstellen von Daten und Unterlagen über das Internet, schafft nun Abhilfe durch eine GDPDU-Lösung zusammen mit dem Norderstedter Software-Spezialisten hsp GmbH. Deren systemunabhängige Software Opti.List konsolidiert die steuerrelevanten Daten aller Produktivsysteme eines Unternehmens, ob aus Drucklisten (Textdateien oder PDF's), Datenbanken der Dateien im eigenen auswertbaren Archiv. Dann kommt MCS ins Spiel: Der Fürther Profi für Archivierung mit 19 Mitarbeitern bereitet seit Jahren sowohl für mittelständische Unternehmen aus der Region als auch für international tätige Unternehmen an verteilten Standorten Geschäftsdokumente, von der Eingangspost bis zum Rechnungswesen elektronisch auf, archiviert diese und stellt sie den berechtigten Lesern über gesicherte Breitbandverbindungen für den Datenzugriff und zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zur Verfügung. So auch alle Daten und Unterlagen für den vom BMF vorgegebenen Datenzugriff nach Z1, Z2 und Z3 mit Beschreibungsstandard der auch vom Prüfer problemlos zu verarbeiten ist. Das System ist mandantenfähig, d.h. es können getrennte Rechte für die Analyse zum Beispiel durch den Steuerpflichtigen, den Steuerberater-/Wirtschaftsprüfer und den Behördenprüfer vergeben werden. In Kombination mit der Software der Norderstedter verliert für MCS-Geschäftsführer Rolf Gehrer damit die digitale Betriebsprüfung einen Großteil ihres Schreckens. Im Gegenteil: „Wenn die geschäftlich relevanten Daten und Unterlagen einer Firma von uns laufend, originär digital und GDPDU-konform archiviert und bereitgestellt werden, haben Unternehmer und Controlling die Chance alle GDPDU-konform konsolidierten Daten nach Z1, Z2, Z3 rechtzeitig, aktuell und kompatibel noch vor dem Betriebsprüfer verfügbar zu haben. Damit genügt ein Knopfdruck, und Unternehmer und Controlling lernen wie der Prüfer zu analysieren und zu denken.“ | Schließen |
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