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E-mail Archivierung
Für Unternehmen gewinnt die E-mail-Archivierung zunehmend an Bedeutung. Die Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme (DMS) wachsen: E-mail-Verwaltung und E-mail-Archivierung sollen nicht nur den Mailserver entlasten, sondern die Datensicherung muss revisionssicher sein. Zudem soll das Archivieren möglichst automatisch erfolgen.

Workflow
Mit der Workflow-Lösung von DocuWare lassen sich dokument-basierte Arbeitsabläufe und Unternehmensprozesse verbessern. Durch den Workflow werden Medienbrüche vermieden und Arbeitsabläufe beschleunigt. Jeder Mitarbeiter einer Prozesskette kann mittels elektronischem Workflow sofort auf alle Dokumente zugreifen. Über die Stempel des Dokumenten-Management-Systems lassen sich Workflows sehr einfach konfigurieren.

DocuWare für Projektteams
DocuWare stellt Ihre gesamte Dokumentation in einem zentralen Dokumenten-Pool bereit. Mitarbeiter greifen weltweit rund um die Uhr in Sekunden auf alle Unterlagen unabhängig von Datenquelle und Dateiformat zu. Dokumentmodifikationen sind ebenso wie der Kenntnisstand jedes Mitarbeiters immer einsehbar. Projekte lassen sich so ressourcensparend und effizient umsetzen.

Records Management
DocuWare beinhaltet eine Records Management-Lösung (RM) zur revisionssicheren Langzeitarchivierung. Aufbewahrungs- und Löschfristen überwacht das Recordsmanagement automatisch. Zudem lassen sich Zugriffsrechte auf Dokumente mit Records-Mangement individuell steuern. Mit DocuWare-Records-Management werden Sie allen rechtlichen Anforderungen und gesetzlichen Compliances gerecht.

Verteilte Standorte und mobile Anwender
Ob Zweigstelle, mobiler Anwender oder Außendienst - alle wollen zeit - und standortunabhängig online auf Unternehmensdaten und Dokumente der Zentrale zugreifen: Mit DocuWare können sie von ihrem Client aus den vollen Funktionsumfang der Archive des Dokumenten-Management-Systems (DMS) jederzeit über das Internet nutzen. Auch die Synchronisation der Dokumente läuft dank DocuWare einfach und zuverlässig.

Web Content Management
Autorisierte Anwender greifen zeit- und standortunabhängig über beliebige Internet-Browser mit dem DocuWare-Modul INTERNET-SERVER auf das Dokumenten-Management-System (DMS) der Zentrale zu. Dokumente im Archiv lassen sich über Webbrowser anschauen und über INTERNET-SERVER ablegen. So rufen Sie ganz einfach dank DocuWare-Webarchitektur alle Dokumente online ab oder stellen diese über Internet-Portale bereit.



		Die Firma Techno-Color ist Spezialist für Nasslack- und Pulverbeschichtungen mit Sitz in Bogen. JobRouter steuert in Kombination mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare den Workflow zur Wareneingangskontrolle. Der Prozess beginnt nach dem Archivieren der Lieferscheine und steuert die Erfassung der QS-Daten.

		Der internationale Reifenhändler Euromaster hat sich für JobRouter als Workflow-System entschieden. Euromaster betreibt allein in Deutschland über 300 Servicecenter und ist in über 10 Europäischen Ländern vertreten. JobRouter wird bereits in Deutschland zur Abwicklung von Investitionsanträgen. Geplant ist es JobRouter für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen in Frankreich einzusetzen.

		Der Baustoffhändler Quester ist Marktführer in Österreich und ein seit 1934 etabliertes Unternehmen im Baustoff-Markt. Die Marktbearbeitung erfolgt mittels 27 Standorten in Österreich. In Zusammenarbeit mit unserem österreichischem Partner AC-Consulting wurde JobRouter bei Quester zur schnellen und effektiven Bearbeitung von Kundenreklamationen eingeführt. Die Bearbeitung der Vorgänge in JobRouter erfolgt dabei in der Konzernzentrale und in den einzelnen Standorten.

		Der internationale Automobilzulieferer TRW-Automotive nutzt am Standort Koblenz JobRouter zur Koordinierung interner Prozesse. JobRouter ist in Kombination mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare im Einsatz. Durch eine Verbindung zum DocuWare-INTERNET-SERVER ist es möglich nicht nur den Prozess, sondern auch die entsprechenden Dokumente im Archivsystem im ganzen Unternehmen ohne Installation über den Browser zur Verfügung zu stellen.

		primacom ist ein bedeutender innovativer Kabelnetzbetreiber mit Netzen in Deutschland sowie in den Niederlanden und versorgt rund 1,3 Millionen Kunden. Im Rahmen der Einführung einer elektronischen Bearbeitung von Eingangsrechnungen entschied sich primacom für JobRouter zur Steuerung und Kontrolle der standortübergeifenden Prozesse. Das von unserem Partner, der Alos GmbH, erfolgreich realisierte Projekt umfasst Schnittstellen zum Dokumenten-Managenent-System DocuWare, zum Rechnungsleser AnyDoc und zur Oracle Finanzbuchhaltung. Das System gewährleistet die Einhaltung der Geschäftsregeln für eine schnelle und sichere Bearbeitung der Prozesse.

		RVS SüdWestBus ist ein Unternehmen der Deutsche Bahn Gruppe und eines der erfolgreichsten Regionalbusunternehmen in Deutschland. Mit seinen innovativen Mobilitätskonzepten und einer modernen Busflotte sorgt SüdwestBus für Mobilität im Südwesten des Landes. JobRouter wird in Kombination mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare zur automatisierten Eingangsrechnungs-Prüfung eingesetzt. Innerhalb der Bahntöchter des Süddeutschen Bereichs stellt das Projekt einen Piloten dar, der in dieser Form und Ausprägung auch im Hinblick auf die Anforderungen der Unternehmen nach den Vorschriften der GDPU erstmalig und sehr erfolgreich zur Anwendung kommt. Im Rahmen des Projektes wurden fünf Betriebsstätten in den Workflow eingebunden. Zusätzlich wurde eine Schnittstelle zum ERP-System Navision von unseren Partner Nemetschek realisiert.

		Seit 2004 steuert JobRouter in Kombination mit dem Dokumenten-Management-System DocuWare verschiedene Geschäftsprozesse der Efen GmbH, dem führenden Hersteller von Sicherungen und Schaltgeräten. Innerhalb einer kurzen Zeitspanne wurden mehrere Prozesse wie z.B. Rechnungseingang, Vertriebsinformation oder Urlaubsantrag realisiert. Diese Prozesse können Standordübergreifend von den einzelnen Niederlassungen des Unternehmens genutzt werden.

		HARIBO ist weltweiter Branchenführer für Fruchtgummi- und Lakritzartikel. An 18 Standorten in ganz Europa werden die beliebten Qualitätsprodukte hergestellt. Die HARIBO-Firmengruppe hat sich für JobRouter als strategische Workflow-Plattform entschieden.

Opti.List ®

Prüfungsgerechte Aufbereitung von SAP R2-Daten mit Opti.List: MCS realisierte ein GDPdU-Projekt		Die Bayerische Milchindustrie eG (BMI/Landshut) blickt der nächsten Steuerprüfung beruhigt entgegen. Sie exerziert heute vor, wie Unternehmen dem Problem von Datenbeständen, die aufgrund der Haltung in Alt- oder Nebensystemen nicht GDPDU-konform sind, zu Leibe rücken können, ohne die entsprechenden Archive und Rechner bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu pflegen. Bei der BMI hieß das Problem SAP R2. ERP-Daten wie auch Finanzbuchhaltung werden zwar seit 2002 bzw. 2004 über neue, GDPDU-konforme Lösungen abgewickelt. R2-Bestände und damit das dafür zuständige Großrechner-Betriebssystem aber hätte man wegen der genannten Aufbewahrungspflichten noch jahrelang aufwändig und kostspielig am Laufen halten müssen. Die Lösung brachte die Kombination des führenden GDPDU-Programms Opti.List mit Rechenzentrumsdienstleistungen der gehrer MCS GmbH (Fürth). Bereits seit Jahren archivieren die Fürther die Datenbestände der BMI. Zuerst geschah dies auf Mikrofilmen, dann auf CD. Dass die Daten dort bereits indexiert waren, hat uns sehr geholfen, unterstreicht Kurt Leopold, EDV-Leiter der BMI. Zusammen wurden nun die alten Datenbestände in eine GDPDU-fähige Form konvertiert. Heute kann sie so nicht nur der Prüfer mit der dafür vorgeschriebenen Software IDEA komfortabel und schnell für alle Beteiligten auswerten. Auch die BMI hat diese Chance für mehr Transparenz genutzt, indem sie die gleiche Software wie der Prüfer nutzt: Leopold: Unser FIBU-Leiter kann damit wie der Prüfer Daten jederzeit auslesen und analysieren. Der Großrechner und das alte SAP-System konnten damit abgeschaltet, der teure Einsatz von Spezialisten zum Auslesen der SAP-Daten vermieden werden. Für MCS-Geschäftsführer Rolf Gehrer ist das nur eine Einsatzmöglichkeit: Mit dieser Lösung können alle elektronisch vorhandenen Bilanzdaten, ob sie nun aus proprietären Warenwirtschaftssystemen, Lohnbuchhaltung oder Reisekostenabrechnung stammen, GDPDU-konform gemacht werden. Diese, zum Beispiel in Tochterfirmen oder Niederlassungen mit verschiedenen EDV-Systemen archivierten Daten und Unterlagen konsolidiert, konvertiert und migriert MCS in das von Opti.List benötigte Format und liefert damit GDPDU-konforme Aufstellungen zurück. Wahlweise können die Kunden diese Auswertung inhouse archivieren oder im Rechenzentrum von MCS. Dort sind sie über das Internet jederzeit hochgesichert so verfügbar, dass sie sowohl der Prüfer (Zugriff Z1 und Z2) als auch der Steuerpflichtige nutzen kann, wenn er z.B. zwischendurch auf Basis von Bilanzprüfungssoftware wie IDEA einen betriebswirtschaftlich verlässlichen Überblick erhalten will. Nützlicher Nebeneffekt, wenn die Rechenzentrumslösung gewählt wird: Dann lassen sich per Mausklick auch die dort archivierten Originalunterlagen blitzschnell auf den Schirm holen, also z.B. jede Ein-, Ausgangsrechung oder ein strittiger Reisekosten- oder Bewirtungsbeleg. BMI, April 2009

GDPdU – Neue Gesetzeslage wird durch Opti.List zum Vorsprung für KMU’s!		Die Firma Graefke Fleischwaren GmbH, hervorgegangen aus der 1912 gegründeten Fleischerei von Heinrich Graefke und bereits in der 3. Generation im Familienbesitz, ist heute ein erfolgreicher mittelständischer Betrieb. Die erstklassige Qualität der Wurstkonserven ließ die Nachfrage nach den Produkten im In- und Ausland stetig steigen. Heute beliefert Graefke zufriedene Kunden nicht nur in Europa. Selbst in Japan findet man Graefke Wurst in Feinkostgeschäften und gehobenen Supermärkten. Tradition und Moderne spielten stets eine Rolle im Hause Graefke. Die Produkte werden nach alten Rezepturen, aber stets mit neuester Technik hergestellt. Nur so kann gleichbleibende Qualität garantiert werden. Das gilt ebenso für den Einsatz von Hard- und Software. Die Verwaltung legt ein großes Gewicht auf die Auswahl moderner Systeme und Software. Seit 2002 gelten nun für alle Unternehmen die Regelungen der GDPdU. Bei Betriebsprüfungen müssen alle steuerrelevanten Daten digital verfügbar und mit der Prüfsoftware IDEA zu verarbeiten sein. Um diesen Anforderungen zu genügen, hat Graefke sich für die Komplettlösung Opti.List der hsp - GmbH entschieden. Die Einführung erfolgte in einer Kooperation der Firmen sost consulting GmbH (für die Betreuung der EDV im Hause Graefke zuständig) und G.L. Paulsen - Consulting (Vertriebspartner Opti.List). Mit Opti.List erfüllt nunmehr die Firma Graefke alle Anforderungen der GDPdU-Regularien und ist damit bestens gerüstet für die digitale Betriebsprüfung und die Prüfersoftware IDEA. In einem kurzen Projekt wurde die Software installiert, die Schnittstelle zu den übrigen Anwendungen aufgesetzt und das Personal geschult. Der Inhaber Heinrich Graefke dazu: „Nachdem uns klar war, dass wir alle steuerrelevanten Daten von 10 Jahren in maschinell auswertbarer Form für die betriebliche Außenprüfung zur Verfügung stellen müssen, war uns wichtig, eine Lösung zu finden, die uns in die Lage versetzt, die Gesetzesvorgaben zu erfüllen und unsere vorhandene Technologie zu nutzen. Wir haben uns deswegen für die Software Opti.List entschieden. Wir fanden es überzeugend, dass alle Daten, die von unseren Systemen geliefert werden, mit Opti.List archiviert werden können. Dass wir auf diese Weise noch zusätzliche Auswertungsmöglichkeiten haben, ist ein weiterer Bonus. Einer ersten digitalen Betriebsprüfung sehen wir jetzt gelassen entgegen.“ Opti.List® Die plattformunabhängige Software-Lösung benötigt keine herstellerspezifischen Schnittstellen. Opti.List dient zur zentralen Verwaltung von „GDPdU-relevanten“ Daten. Nur Opti.List hat ein staatliches Datenschutz-Gütesiegel und wurde von unabhängiger Stelle mit der Gesamtnote „vorbildlich“ bewertet! Über die Webseite www.opti-list.de kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden. © hsp GmbH - www.archivierungspflicht.de, April 2009

Flexibilität auf Abruf durch Opti.List		Stadco Saarlouis hat eine lange Tradition als Zulieferer des Ford-Werkes in Saarlouis. Seit zehn Jahren sorgt der unmittelbar neben dem Ford-Werk ansässige Systemlieferant dafür, dass die für den Ford Focus benötigten Karosseriebauteile rechtzeitig und in gewünschter Anzahl zur Verfügung stehen. Pro Jahr entstehen mit Hilfe von 350 Mitarbeitern und 260 Industrierobotern auf rund 33.500 m2 Produktionsfläche rund 11 Mio. Rohbaugruppen für ca. 400.000 Pkw in 4 verschiedenen Ausführungen. Höchste Effizienz sichert das MRT-System (Mobile Radio Transmission), das zwei komplett getrennte Produktions- und Logistiksysteme bei Ford und Stadco verbindet. Sobald Ford neue Rohbauteile benötigt, werden sie per Knopfdruck abgerufen. Stadco bestätigt und die benötigten Teile erreichen Just-in-Time oder Just-in-Sequence den Verbauort. Im umgekehrten Fall ruft Stadco nach Bedarf im Hochregallager bei Ford benötigte Pressteile ab. Ein unschätzbarer Vorteil ist der ebenerdige Tunnel, der die Stadco-Produktion direkt Ford-Werk verbindet und eine schnelle Verbindung in beide Richtungen gewährleistet. Moderne, flexible Produktionsanlagen in Verbindung mit ebenso qualifizierten wie motivierten Mitarbeitern sind die Basis für den Erfolg, an den die Stadco auch in einem hart umkämpften Markt weiterhin anknüpft. Neben der Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben qualifizierte sich Opti.List auch durch seine hohe Flexibilität als GDPdU-Lösung für Stadco. „Die Herausforderung war“, so Bernhard Fagin, verantwortlicher IT Anwendungsberater ERP und Systemadministrator, „eine Lösung zu finden, die sich problemlos in unsere Systemlandschaft integrieren ließ. Ein wichtiges Kriterium der Entscheidung für Opti.List war ebenso die Flexibilität bei zukünftigen Systementscheidungen. Ein weiterer Pluspunkt war die PROGRESS-Technologie, die bei uns bereits eingesetzt wird und stabil läuft. Zusätzliche Hardware war nicht notwendig und mit dem im Hause vorhandenen Programmier-KnowHow war die Anpassung an unsere Systeme ein Leichtes. Die Archivierungen zur Erfüllung der GDPdU laufen problemlos. Zusätzliche Reportingmöglichkeiten werden vermehrt genutzt. Erfreulich auch, dass Opti.List als maßgeschneiderte Lösung den überdimensionierten Mitbewerbern kostenseitig überlegen ist. Bleibt abschließend noch die flexible, kompetente und angenehme Zusammenarbeit mit der hsp GmbH und dem Opti.List Vertriebspartner Beck zu erwähnen.“ Opti.List® Die plattformunabhängige Software-Lösung benötigt keine herstellerspezifischen Schnittstellen. Opti.List dient zur zentralen Verwaltung von „GDPdU-relevanten“ Daten. Nur Opti.List hat ein staatliches Datenschutz-Gütesiegel und wurde von unabhängiger Stelle mit der Gesamtnote „vorbildlich“ bewertet! Über die Webseite www.opti-list.de kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden. © hsp GmbH - www.archivierungspflicht.de, April 2009

hsp realisiert mit Opti.List GDPdU-Projekt im SAP-Umfeld ohne DART		Ein weiterer namhafter SAP-Anwender - die Buchhandlung Weiland GmbH & Co. KG mit Zentrale in Lübeck und mehr als 20 norddeutschen Filialen - setzt seit kurzem die GDPdU-Lösung Opti.List ein, um die steuerrelevanten Daten des SAP-Systems R/3 gemäß dem Beschreibungsstandard zu verarbeiten und im integrierten auswertbaren Datenarchiv zu speichern. Im zweiten Schritt soll eine Schnittstelle zur Verfahrensdokumentation eingerichtet und - wie bereits beim Süddeutschen Verlag in München realisiert - eine Durchgängigkeit zum DMS d3 von d.velop geschaffen werden. Durch die Zusammenführung von Daten und Dokumenten zu einem DDMS ist es möglich, bei der Analyse einer Buchung im Datenarchiv direkt auf das dazugehörige Dokument aus dem DMS zuzugreifen. Eine besonders kurze Projektlaufzeit konnte bisher dadurch erreicht werden, dass der Datenimport mit Opti.List vorwiegend über Druckdaten vorgenommen wurde und auf den Datenimport über DART völlig verzichtet werden konnte. Auch die Betriebsprüfer bewerteten die Prüfung der von Opti.List aufbereiteten Daten als sehr komfortabel, da die vom Produktivsystem erzeugte Business-Logik problemlos nachvollzogen werden konnte. Über dieses Verfahren wird in ähnlichen GDPdU-Projekten der Dienstleistungsaufwand für alle SAP-Anwender drastisch reduziert werden können! Opti.List® Die plattformunabhängige Software-Lösung benötigt keine herstellerspezifischen Schnittstellen. Opti.List dient zur zentralen Verwaltung von „GDPdU-relevanten“ Daten. Nur Opti.List hat ein staatliches Datenschutz-Gütesiegel und wurde von unabhängiger Stelle mit der Gesamtnote „vorbildlich“ bewertet! Über die Webseite www.opti-list.de kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden. © hsp GmbH - www.archivierungspflicht.de, April 2009

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen		Seit 1. Januar 2002 gelten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“. Um gesetzeskonform zu sein, nutzt die Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG in Mülheim an der Ruhr die auf Progress-Technologien basierende Applikation Opti.List der hsp GmbH. Alle steuerrelevanten Daten stehen dann bei Betriebsprüfungen auf Knopfdruck bereit. Bei Unternehmen ist der Besuch von einem Steuerprüfer fast so unbeliebt wie für den Privatmann die Visite beim Zahnarzt. Welche unangenehmen Wahrheiten werden da wohl ans Tageslicht befördert, lautet für die Betroffenen die bange Frage. Denn bekanntermaßen schützt selbst regelmäßige Zahnpflege nur begrenzt vor Karies und Parodontose. Nicht viel besser ist die Ausgangslage der Unternehmen gegenüber dem Finanzamt. Auch bei der Betriebsprüfung wird alles durchleuchtet. Hier geht es unter anderem um einen Check der „lückenlosen, zeitlichen und sachlich geordneten Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge in einer Unternehmung“. So kompliziert sich das im Amtsdeutsch anhört, so aufwändig ist es auch in der Realität. In der Vergangenheit bedeutete das, eine Unzahl von Belegen zu präsentieren und lange Drucklisten zu erzeugen. Wenn bei der Betriebsprüfung für zurückliegende Geschäftsjahre auf einmal Daten kaum mehr nachvollziehbar waren, konnte das sehr unangenehm werden. Um möglichen Missverständnissen vorzubeugen und in Grenzfällen Klarheit zu schaffen, gibt es im Steuerrecht seit 1. Januar 2002 die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU). Kurz gefasst: Die Finanzbehörden verlangen von den Firmen, dass sie die relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung stellen. Genau dafür müssen steuerpflichtige Unternehmen Vorkehrungen treffen. Archivierung steuerrelevanter Daten „Allerdings geht es hier nicht um Belege und andere Geschäftsdokumente, sondern um die reinen Rohdaten“, erläutert Rainer Schucker, Projektleiter Archivierung bei der Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG in Mülheim an der Ruhr. „Bei uns betrifft das beispielsweise die Daten aus den Lägern, aus den Filialen von Kaisers und Tengelmann und Filialen der Plus Warenhandelsgesellschaft mbH sowie den Geschäftsbeziehungen mit Lieferanten. Zur Debatte stehen nicht die in der Buchhaltung gesammelten Belege, das wäre ein Fall für ein Dokumentenmanagement-System, sondern die Kassendaten.“ All diese Informationen werden bei der Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG – genauer in den Filialen der einzelnen Sparten – mit einer Vielzahl von Applikationen auf allen nur denkbaren Hardwareplattformen vom Siemens-Großrechner über vielfältige Unix- und Linux-Systeme bis zu Windows-Servern erzeugt und in einem ebenso breiten Spektrum von Datenbanken gespeichert. Gesucht wurde also eine Lösung, mit der die Daten so aufbereitet werden können, dass sie bei der Betriebsprüfung in elektronischer Form zur Verfügung stehen. Als zuständiger Projektleiter informierte sich Schucker intensiv auf dem Markt, und die insgesamt vier Kandidaten – neben dem Progress-Partner hsp aus Norderstedt bei Hamburg waren das Avinci, Moebius und SER – konnten ihre Lösungen ausführlich präsentieren. Ein wichtiges Kriterium dabei war der Workflow, um die Daten aus den Quellsystemen in die GDPdU-Applikation zu importieren. „Beim Aufwand des Datenimports unterschieden sich die Systeme sehr wohl voneinander. Im GDPdU-Umfeld bot die Progress-basierte Applikation Opti.List das beste Preis-Leistungs-Verhältnis“, fasst Schucker zusammen. An der Umsetzung der Projektvorgaben waren vier interne und zwei externe Entwickler beteiligt. Der Projektaufwand belief sich auf eineinhalb Mannjahre. Opti.List selbst war innerhalb kurzer Zeit betriebsbereit implementiert und geschult. Die Applikation läuft heute im Batchbetrieb auf einem Server (Intel-Xeon-Single-CPU, vier GB Hauptspeicher) unter Windows 2003 Server. Die eigentliche Datenerhaltung erfolgt in einem Storage Area Network. Dieses ist vom Platz her auf zunächst zehn Jahre ausgelegt. Da 2002 das erste Jahr ist, das mit Applikation nachträglich erfasst wurde, kommt man demnach bis 2012 mit dem Speichervolumen aus. Aktuell beträgt das archivierte Datenvolumen pro Jahr zirka 110 GByte, wobei die Daten um den Faktor 0,25 komprimiert gespeichert werden. Als sich die Storagesysteme nach und nach gefüllt hatten, wurde die Applikation auch noch einmal von der internen Revision der Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG geprüft und damit offiziell „abgesegnet“. Alle Daten ab dem Jahr 2002 Rückwirkend bis zum Jahr 2002, denn ab diesem Jahr müssen die Informationen für eine GDPdU-Steuerprüfung vorliegen, konsolidiert die Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG die Daten in einem auswertbaren Archiv. Für die Applikation spielt es keine Rolle, ob die steuerrelevanten Daten aus Drucklisten (Textdateien oder PDFs), Datenbanken oder Dateien importiert werden müssen. Die zur Archivierung anstehenden Daten werden mit Hilfe von OpenFT von den entsprechenden Ausgangsystemen auf den GDPdU-Server transferiert. Bei Tengelmann traf man die Entscheidung, dass sich die Applikation mit allen Datenbeständen außerhalb von SAP befassen soll. „Für SAP gibt es eine eigene GDPdU-Anwendung, um die sich die SAP-Kollegen kümmern“, sagt Schucker. Sowohl in der Applikation als auch bei der Speicherung nutzt Opti-List Progress-Technologien. „Im gesamten Projektverlauf, aber auch im heutigen Betrieb erweisen sich die Progress-Technologien als sehr produktiv. Änderungen an der Applikation lassen sich mit einem geringen Aufwand vornehmen. Die Datenbank arbeitet weitgehend wartungsfrei und zuverlässig wie ein Uhrwerk“ berichtet Schucker. Die Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG erfüllt damit ihre Archivierungspflicht so wie das Finanzamt es vorsieht: Alle Kasseneinzelbuchungen aus den Filialen werden dem geforderten Beschreibungsstandard entsprechend abgelegt. Bei diesem Beschreibungsstandard handelt es sich um eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums. Bei der Betriebsprüfung kann der Finanzbeamte die Daten, die ihm das Untenehmen per CD-ROM oder DVD zur Verfügung stellt, dann problemlos in seine IDEA-Prüfsoftware einlesen. IDEA (Interaktive Daten-Extraktion und -Analyse) von Audicon ist die offizielle Prüfsoftware für den fachlichen Revisor zur PC-gestützten Datenprüfung und –analyse. Das Tool arbeitet auf der Grundlage eines XML-Beschreibungsformats, das von Unternehmen eingesetzt werden kann, um die Auswertbarkeit des Datenarchivs durch IDEA sicherzustellen. So kann die Prüfung so effizient wie möglich durchgeführt werden. Auch in Anbetracht des beträchtlichen täglichen Datenvolumens erfüllt Opti.List in Verbindung mit den Progress-Technologien die umfangreichen Arbeiten vorbildlich. „Wir haben mit der Applikation eine gute Wahl getroffen“, ist sich Schucker sicher. Als sich die Archive bei den Mülheimern schon mit Daten füllten, kam die Kunde, dass Opti.List vom Land Schleswig-Holstein ein staatliches Siegel erhalten hatte, und damit nun auch offiziell „vom Datenschutz“ empfohlen ist. Im Batchbetrieb ins Archiv Die Applikation als solche läuft an sechs Tagen in der Woche völlig selbständig im BatchBetrieb. Ein FTP-Server nimmt die Datenströme am späten Abend entgegen und leitet sie an die GDPdU-Applikation weiter. Die eigentliche Archivierung erfolgt dann in den frühen Morgenstunden des darauf folgenden Tages. Abhängig vom jeweiligen Datenvolumen beansprucht dieser Prozess zwischen drei und vier Stunden. Direkte Ausbaupläne gibt es nach Angaben von Schucker gegenwärtig nicht. „Im Laufe eines Jahre werden verständlicherweise an einigen Applikationen, aus den denen sich die GDPdU-Anwendung speist, Anpassungen und Erweiterungen vorgenommen. Die müssen wir berücksichtigen. Das gleiche gilt natürlich auch für neue Applikationen, etwa eine Warenwirtschaft für bestimmte Filialen der Unternehmensgruppe“, berichtet Schucker. Einzig im Bereich der Verfahrensdokumentation, und damit der Beschreibung aller involvierten Prozesse, gib es konkrete Pläne. „Es zeichnet sich ab, dass an dieser Stelle die Prüfer in Zukunft verstärkt Wert darauf legen, auch einen Check der Workflows und der Protokollierung aller Änderungen vorzunehmen„, so Schucker. „Dazu werden wir einige Tools evaluieren, um dann zu sehen, welches für unsere Zwecke am besten geeignet ist.“ Tengelmann Warenhandelsgesellschaft KG Die Unternehmensgruppe Tengelmann ist mit ihren Geschäftsfeldern im Lebensmitteleinzelhandel, in den Bereichen Textil- und Nonfood-Discount sowie Bau- und Heimwerkerbedarf tätig. Der Umsatz im letzten Geschäftsjahr betrug 25,7 Milliarden Euro. Insgesamt zählen zu dem internationalen Handelskonzern über 150.000 Mitarbeiter und mehr als 7.600 Filialen in 15 Ländern. Allein in Deutschland beschäftigt das Unternehmen über 86.000 Mitarbeiter in 5.710 Filialen. Opti.List® Die plattformunabhängige Software-Lösung benötigt keine herstellerspezifischen Schnittstellen. Opti.List dient zur zentralen Verwaltung von „GDPdU-relevanten“ Daten. Nur Opti.List hat ein staatliches Datenschutz-Gütesiegel und wurde von unabhängiger Stelle mit der Gesamtnote „vorbildlich“ bewertet! Über die Webseite www.opti-list.de kann eine kostenlose Info-CD angefordert werden.

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