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„Mehr Zeit und Raum“ bzw. „mehr Entscheidungsspielraum“ durch Klassifizieren von Daten und Unterlagen für die Archivierung können sowohl operative als auch strategische Support-Leistungen der MCS GmbH (mit der Marke gehrer®) sein. Wir unterstützen den Mittelstand, insbesondere bei der Frage, ob Daten, Unterlagen oder beides mit einem höchstmöglichem Grad an Automatisierung beim Absender, beim Empfänger und den späteren Nutzern verfügbar gemacht werden sollen.

Für den Total Cost of Owner (TCO) ist es besonders wichtig, die gesamten Kosten eines Vorganges innerhalb eines Geschäftsprozesses so niedrig wie möglich zu halten. Gemeint ist dabei der Aufwand für die Beschaffung, die Art und der Umfang der Metadaten, die z.B. in einer Datenbank die Fundstellen von Objekten beschreiben. Dabei können manuelle Klassifizierungen oder automatische Klassifizierungen, z. B. nach Belegarten im Vorfeld oder anstatt der Indexierung von großem Nutzen sein. Die MCS GmbH unterstützt Sie dabei gerne.

Sie suchen nach Wegen, plattformunabhängig, jederzeit von jedem Ort, schnell und redundanzfrei Ihre Büroarbeiten effizienter zu gestalten, Kosten zu senken, Ihren Service zu verbessern und bei Bedarf sofort über Ihre Daten und Unterlagen verfügen zu können?

Sie suchen Lösungen für die effiziente Bewirtschaftung, d.h. keine Investitionen und Fixkosten für Ihre aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen, mit geringem Risiko für das B2B-Networking mit Ihren Geschäftsstellen, Niederlassungen und Business-Units alternativ zu Zentralisierung oder Outsourcing Ihrer Organisationseinheiten?

Preisbeispiel

Den Aufwand ca 300 DIN A4-Blatt mit durchschnittlich 3 Blatt je Dokument in einem Ordner mit 10 verschiedenen Registern abzulegen und dann zwischenzeitlich und nach Abschluß des Ordners darin nachzusehen, kennen Sie. Wir bieten Ihnen die Klassifizierung, Indexierung der Dokumente mit Register und laufender Nr. und das Scannen enthefteter, entklammerter und mit Barcoder versehener Dokumente mit übergabe auf CD bzw. Übernahme in unser Dokumenten-Hosting zu einem Gesamtpreis je Ordner von EUR 23,- zuzüglich gesetzl. MWST. Gerne unterbreiten wir Ihnen natürlich auch ein individuelles Angebot. Für eine Preisanfrage nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Typische Einwände

Wir wollen unsere betrieblichen Daten und Unterlagen nicht außer Haus geben, weil uns diese wichtiger sind als das Geld, das wir bei der Bank einlagern. Wir können unsere Mehrfunktionsgeräte (MFG) außer zum Kopieren auch zum Scannen nutzen, weil wir bereits jetzt dafür schon Klickraten zahlen, in Verzeichnisse ablegen, aber leider nicht organisiert auf vorgangsintegrierte Belege, Office-Dokumente etc. zugreifen können.

Wir können vorerst nicht in digitale Archivierung investieren und uns mit Fixkosten belasten, weil Personal für die Administration und die Bedienung fehlen.

Wir brauchen kein Dokumenten-Management und keine „frühe Archivierung“, weil wir generell erst die Daten und Unterlagen in Verbindung mit den Anwendungen bearbeiten und dann später immer noch digital archivieren können.

Unsere Lösung

Wir richten Ihnen kurzfristig ein von Ihnen beliebig strukturiertes, digitales Archiv in unserem Rechenzentrum ein. Damit haben Sie die Voraussetzung, von jedem Ort der Welt per Internet mehrfach gesichert auf Ihre Daten und Unterlagen zugreifen zu können.

Wir nehmen Ihre Daten und Unterlagen getrennt nach Dokumenten, natürlich auch von Ihnen gescannt, elektronisch z.B. per Fax, E-Mail oder FTP, SSL und Paßwort gesichert entgegen und legen diese eindeutig indexiert in Ihrem Archiv ab. Damit stehen Ihnen Ihre Daten und Unterlagen mittels Dokumenten-Hosting für den sofortigen Zugriff zur Verfügung via Internet direkt und mit Klick und Hyperlink aus jeder Anwendung. Damit sparen Sie je Ordner EUR 23.-

Wir stellen Ihre Daten und Unterlagen hoch performant zur Verfügung, so dass Sie diese auch mit geringeren Bandbreiten empfangen können. Zusätzlich haben Sie mit Dokumenten-Processing die Möglichkeit, Ihre Daten und Unterlagen nur mit Terminal und ohne PC zu nutzen. Das ist der eine Teil der Datensicherung. Um den anderen Teil kümmern wir uns auch.

Was halten Sie davon?
Fragen Sie doch einmal Ihren Datenschutzbeauftragten