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„Mehr Zeit und Raum“ bzw. „mehr Entscheidungsspielraum“ durch Indexieren von Daten und Unterlagen für die Archivierung können sowohl operative als auch intelligente Support-Leistungen der MCS GmbH (mit der Marke gehrer®). Für den Mittelstand gilt dies, insbesondere bei der Frage, ob sowohl die Daten als auch die Unterlagen oder beides mit einem höchstmöglichem Grad an Automatisierung beim Absender, beim Empfänger und den späteren Nutzern verfgbar sein sollen.

Indexieren manuell, mittels Barcode, OCR oder auch als Volltext sind für ein bequemes Wiederfinden unerlässlich. Dabei ist manuelles Indexieren teurer als die automatische Erfassung von Indexbegriffen z.B. bei Cold und bei der Archivierung von orginär digitalen Belegen und Listen konform zur GDPdU und parallel zur Abgabenordnung. Mehr als 35 Jahre COM und COLD stehen heute Pate für Archivierung außerhalb der Datensicherung und für die Erfüllung des Datenzugriffes entsprechend der Verordnung „GDPdU“ für den Datenzugriff nach Z1, Z2 oder Z3. Natürlich können wir auch die logischen Inhalte Ihrer Vorgängen auslesen, um damit regelgesteuert den automatisierten Workflow Ihrer Geschäftsprozesse zusätzlich zu beschleunigen.

Sie suchen nach Wegen, plattformunabhängig, jederzeit von jedem Ort, schnell und redundanzfrei Ihre Büroarbeiten effizienter zu gestalten, Kosten zu senken, Ihren Service zu verbessern und bei Bedarf sofort über Ihre Daten und Unterlagen verfügen zu können?

Sie suchen Lösungen für die effiziente Bewirtschaftung, d.h. keine Investitionen und keine Fixkosten für Ihre aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen, mit geringem Risiko für das B2B-Networking mit Ihren Geschäftsstellen, Niederlassungen und Business-Units alternativ zu Zentralisierung oder Outsourcing Ihrer Organisationseinheiten?

Preisbeispiel

Verschieden Gründe sprechen dafür, Ihre vom ERP-System erzeugte „Business-Logik“ in Form von Belegen und Stammdaten wie z.B. Ausgangsrechnungen, Sach- und Personen-Konten, Debitoren-, Kreditoren und Personalstamm-Datensätze aufzubewahren, auch wenn die Speicherkosten günstiger werden. Vielmehr stellt sich aber noch die Frage, ob es nicht zweckmäßiger ist nach dem Motto zu verfahren: Wer klar sehen will, sollte trennen. Diese Überlegung wirkt sich unmittelbar bei der Datensicherung aus, und trotzdem können überregional und mobil Informationen abgerufen werden, wenn die gleichen Daten z.B. in ein zentrales oder dezentrales Dokumenten-Mananagementsystem umgestellt werden. Darüber hinaus können die gleichen Daten auch für eine GDPdU-konforme Archivierung genutzt werden, wenn diese nicht bereits vorher durch das ERP-System erzeugt wurde. Wir bieten Ihnen die laufende Indexierung strukturiert mit bis zu 10 Suchfeldern und mit Volltext bis zu 15000,-- A4/A3 Belege, mit. tagesaktueller Formulareinblendung und weltweitem Onlinezugriff mit Reproduktion incl. Formular für EUR 150,-- je Verarbeitung, zuzüglich Einmalkosten für die Formularerstellung, Dokumenten-Hosting und die gesetzl. MWST. Gerne unterbreiten wir Ihnen natürlich auch ein individuelles Angebot. Für eine Preisanfrage nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Typische Einwände

Wir wollen unsere betrieblichen Daten und Unterlagen nicht außer Haus geben, weil uns diese wichtiger sind als unser Geld, das wir bei der Bank einlagern.

Wir können unsere Mehrfunktionsgeräte (MFG) außer zum Kopieren auch zum Scannen gedruckter Ausgangsrechnungen nutzen, weil wir bereits jetzt dafür schon Klickraten zahlen, in Verzeichnisse ablegen, aber leider nicht organisiert auf vorgangsintegrierte Belege, Office-Dokumente etc. zugreifen können.

Wir können vorerst nicht in digitale Archivierung investieren und uns mit Fixkosten belasten, weil Personal für die Administration und die Bedienung fehlen.

Wir brauchen kein Dokumenten-Management und keine „frühe Archivierung“, weil wir generell alle Daten und Unterlagen in Verbindung mit den Anwendungen im System halten und mit der Datensicherung automatisch digital Archivieren können.

Unsere Lösung

Wir richten Ihnen kurzfristig ein von Ihnen beliebig strukturiertes, digitales Archiv wahlweise mit Dokumenten-Workflow in unserem Rechenzentrum ein. Damit haben Sie die Voraussetzung, von jedem Ort der Welt per Internet mehrfach gesichert auf Ihre Daten und Unterlagen zugreifen zu können.

Wir nehmen Ihre Daten und Unterlagen getrennt nach Dokumenten, natürlich auch von Ihnen gescannt, elektronisch z.B. per Fax, E-Mail oder FTP, SSL und Paßwort gesichert entgegen und legen diese eindeutig indexiert in Ihrem Archiv ab. Damit stehen Ihnen Ihre Daten und Unterlagen für den sofortigen Zugriff zur Verfügung via Internet direkt und mit Klick und Hyperlink aus jeder Anwendung.

Wir stellen Ihre Daten und Unterlagen hoch performant zur Verfügung, so dass Sie diese auch mit geringeren Bandbreiten empfangen können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten und Unterlagen nur mit Terminal und ohne PC zu nutzen. Damit haben Sie Ihre Datensicherung um alle extrahierten Daten entlastet. Das ist Ihr Teil der Datensicherung. Um den anderen Teil kümmern wir uns.

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Fragen Sie doch einmal Ihren Datenschutzbeauftragten