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Home Leistungen Outsourcing B2B/B2C Helpdesk Indexieren
Wir indexieren Ihre Daten und Unterlagen
Die gehrer MCS GmbH erbringt Leistungen rund um das Indexieren
von analogen und digitalen Daten und Unterlagen. Datenträger für Vorgänge,
Daten und Unterlagen sind dabei sowohl Belege, Schriftgut, Akten, Zeichnungen,
Mikrofilm und Dokumente als auch Magnetbänder, Streamer, E-Mail, CD und DVD usw.
„Mehr Zeit und Raum“ bzw. „mehr Entscheidungsspielraum“
durch Indexieren von Daten und Unterlagen für die Archivierung können sowohl operative
als auch intelligente Support-Leistungen der MCS GmbH (mit der Marke gehrer®).
Für den Mittelstand gilt dies, insbesondere bei der Frage, ob sowohl die Daten als
auch die Unterlagen oder beides mit einem höchstmöglichem Grad an Automatisierung
beim Absender, beim Empfänger und den späteren Nutzern verfgbar sein sollen.
Indexieren manuell, mittels Barcode, OCR oder auch als Volltext sind für ein bequemes
Wiederfinden unerlässlich. Dabei ist manuelles Indexieren teurer als die automatische
Erfassung von Indexbegriffen z.B. bei Cold und bei der Archivierung von orginär
digitalen Belegen und Listen konform zur GDPdU und parallel zur Abgabenordnung. Mehr
als 35 Jahre COM und COLD stehen heute Pate für Archivierung außerhalb der Datensicherung
und für die Erfüllung des Datenzugriffes entsprechend der Verordnung „GDPdU“ für den Datenzugriff nach Z1,
Z2 oder Z3. Natürlich können wir auch die logischen Inhalte Ihrer Vorgängen auslesen,
um damit regelgesteuert den automatisierten Workflow Ihrer Geschäftsprozesse zusätzlich zu beschleunigen.
Sie suchen nach Wegen, plattformunabhängig, jederzeit von jedem Ort, schnell und
redundanzfrei Ihre Büroarbeiten effizienter zu gestalten, Kosten zu senken, Ihren
Service zu verbessern und bei Bedarf sofort über Ihre Daten und Unterlagen verfügen
zu können?
Sie suchen Lösungen für die effiziente Bewirtschaftung, d.h. keine Investitionen
und keine Fixkosten für Ihre aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen, mit
geringem Risiko für das B2B-Networking mit Ihren Geschäftsstellen, Niederlassungen
und Business-Units alternativ zu Zentralisierung oder Outsourcing Ihrer Organisationseinheiten?
Preisbeispiel
Verschieden Gründe sprechen dafür, Ihre vom ERP-System erzeugte „Business-Logik“
in Form von Belegen und Stammdaten wie z.B. Ausgangsrechnungen, Sach- und Personen-Konten,
Debitoren-, Kreditoren und Personalstamm-Datensätze aufzubewahren, auch wenn die
Speicherkosten günstiger werden. Vielmehr stellt sich aber noch die Frage, ob es
nicht zweckmäßiger ist nach dem Motto zu verfahren: Wer klar sehen will, sollte
trennen. Diese Überlegung wirkt sich unmittelbar bei der Datensicherung aus, und
trotzdem können überregional und mobil Informationen abgerufen werden, wenn die
gleichen Daten z.B. in ein zentrales oder dezentrales Dokumenten-Mananagementsystem
umgestellt werden. Darüber hinaus können die gleichen Daten auch für eine GDPdU-konforme Archivierung genutzt werden,
wenn diese nicht bereits vorher durch das ERP-System erzeugt wurde. Wir bieten Ihnen
die laufende Indexierung strukturiert mit bis zu 10 Suchfeldern und mit Volltext
bis zu 15000,-- A4/A3 Belege, mit. tagesaktueller Formulareinblendung und weltweitem
Onlinezugriff mit Reproduktion incl. Formular für EUR 150,-- je Verarbeitung, zuzüglich
Einmalkosten für die Formularerstellung, Dokumenten-Hosting und die gesetzl. MWST.
Gerne unterbreiten wir Ihnen natürlich auch ein individuelles Angebot. Für
eine Preisanfrage nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
Typische Einwände
Wir wollen unsere betrieblichen Daten und Unterlagen nicht außer Haus geben, weil
uns diese wichtiger sind als unser Geld, das wir bei der Bank einlagern.
Wir können unsere Mehrfunktionsgeräte (MFG) außer zum Kopieren auch zum Scannen
gedruckter Ausgangsrechnungen nutzen, weil wir bereits jetzt dafür schon Klickraten
zahlen, in Verzeichnisse ablegen, aber leider nicht organisiert auf vorgangsintegrierte
Belege, Office-Dokumente etc. zugreifen können.
Wir können vorerst nicht in digitale Archivierung investieren und uns mit Fixkosten
belasten, weil Personal für die Administration und die Bedienung fehlen.
Wir brauchen kein Dokumenten-Management und keine „frühe Archivierung“,
weil wir generell alle Daten und Unterlagen in Verbindung mit den Anwendungen im
System halten und mit der Datensicherung automatisch digital Archivieren können.
Unsere Lösung
Wir richten Ihnen kurzfristig ein von Ihnen beliebig strukturiertes, digitales Archiv
wahlweise mit Dokumenten-Workflow in unserem Rechenzentrum
ein. Damit haben Sie die Voraussetzung, von jedem Ort der Welt per Internet mehrfach
gesichert auf Ihre Daten und Unterlagen zugreifen zu können.
Wir nehmen Ihre Daten und Unterlagen getrennt nach Dokumenten, natürlich auch von
Ihnen gescannt, elektronisch z.B. per Fax, E-Mail oder FTP, SSL und Paßwort gesichert
entgegen und legen diese eindeutig indexiert in Ihrem Archiv ab. Damit stehen Ihnen
Ihre Daten und Unterlagen für den sofortigen Zugriff zur Verfügung via Internet
direkt und mit Klick und Hyperlink aus jeder Anwendung.
Wir stellen Ihre Daten und Unterlagen hoch performant zur Verfügung, so dass Sie
diese auch mit geringeren Bandbreiten empfangen können. Zusätzlich haben Sie die
Möglichkeit, Ihre Daten und Unterlagen nur mit Terminal und ohne PC zu nutzen. Damit
haben Sie Ihre Datensicherung um alle extrahierten Daten entlastet. Das ist Ihr
Teil der Datensicherung. Um den anderen Teil kümmern wir uns.
Was halten Sie davon?
Fragen Sie doch einmal Ihren Datenschutzbeauftragten
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