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„Mehr Zeit und Raum“ bzw. „mehr Entscheidungsspielraum“ durch Bearbeiten von Daten und Unterlagen für die Archivierung können sowohl operative als auch strategische Support-Leistungen der MCS GmbH (mit der Marke gehrer®) sein. Für den Mittelstand ist, insbesondere die Frage wichtig, ob sowohl die Daten als auch die Unterlagen oder beides mit einem höchstmöglichem Grad an Automatisierung beim Absender, beim Empfänger und den späteren Nutzern verfgbar gemacht werden sollen, und ob es nicht möglich ist, Daten und Unterlagen während der Bearbeitung gleich mit zu archivieren.

Selbstverständlich können Sie technische- und Mitarbeiterressourcen der MCS GmbH in die Bearbeitung Ihrer Geschäftsprozesse vor Ort einbinden oder Sie können bei der MCS GmbH mittels Dokumenten-Workflow via Internet mit Dokumenten-Hosting oder Dokumenten-Proccesing arbeiten. Immer dort, wo Sie sich eben den größten Nutzen versprechen, bei Kapazitätsentlastungen oder der Ersparnis von Investitionen und Fixkosten. Ein Beispiel ist die Reisekostenbearbeitung mit Belegen, die Sie unmittelbar vor Ort selbst scannen, die dann aber von der MCS GmbH mit entsprechendem Reporting entgültig bearbeitet werden.

Sie suchen nach Wegen, plattformunabhängig, jederzeit von jedem Ort, schnell und redundanzfrei Ihre Büroarbeiten effizienter zu gestalten, Kosten zu senken, Ihren Service zu verbessern und bei Bedarf sofort über Ihre Daten und Unterlagen verfügen zu können?

Sie suchen Lösungen für die effiziente Bewirtschaftung IhrerGeschäftsprozessee, d.h. Sie wollen keine Investitionen und keine Fixkosten für Ihre aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen, mit geringem Risiko für das B2B-Networking mit Ihren Geschäftsstellen, Niederlassungen und Business-Units alternativ zu Zentralisierung oder Outsourcing Ihrer Organisationseinheiten?

Preisbeispiel

Sofern Sie die Bearbeitung Ihrer Buchhaltung einschließlich Archivierung der dazu gehörigigen Belege nicht schon durch Rationlisierung von Warenwirtschaft, Auftragsabwicklung, Zahlungsverkehr und digitaler Postbearbeitung gegen Null gebracht haben, bieten wir Ihnen dafür den Support der MCS GmbH an. Wir buchen und achivieren Ihre kontierten, gescannten und dokumentenweise skalierten Belege und stellen diese in unser Dokumenten-Hosting für den sofortigen Zugriff durch Sie ein. Die erfassten Buchungsdaten überlassen wir Ihnen Importgerecht für Ihr ERP-System, sofern uns kein Online-Zugriff auf Ihr System möglich ist. Buchen und Archivieren berechnen wir mit EUR 95,-- je 100 Buchungssätze zuzüglich Dokumenten-Hosting und gesetzl. MWST. Gerne unterbreiten wir Ihnen natürlich auch ein individuelles Angebot. Für eine Preisanfrage nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Typische Einwände

Wir wollen unsere betrieblichen Daten und Unterlagen nicht außer Haus geben, weil uns diese wichtiger sind als unser Geld, das wir bei der Bank einlagern.

Wir können unsere Mehrfunktionsgeräte (MFG) außer zum Kopieren auch zum Scannen nutzen, weil wir bereits jetzt dafür schon Klickraten zahlen, in Verzeichnisse ablegen, aber leider nicht organisiert auf vorgangsintegrierte Belege, Office-Dokumente etc. zugreifen können. Wir können vorerst nicht in digitale Archivierung investieren und uns mit Fixkosten belasten, weil Personal für die Administration und die Bedienung fehlen.

Wir brauchen kein Dokumenten-Management und keine "frühe Archivierung", weil wir generell erst die Daten und Unterlagen in Verbindung mit den Anwendungen bearbeiten und dann später immer noch digital archivieren können.

Unsere Lösung

Wir richten Ihnen kurzfristig ein von Ihnen beliebig strukturiertes digitales Archiv wahlweise mitDokumenten-Workflow in unserem Rechenzentrum ein. Damit haben Sie die Voraussetzung, von jedem Ort der Welt per Internet mehrfach gesichert auf Ihre Daten und Unterlagen zugreifen zu können..

Wir nehmen Ihre Daten und Unterlagen getrennt nach Dokumenten, natürlich auch von Ihnen gescannt, elektronisch z.B. per Fax, E-Mail oder FTP, SSL und Paßwort gesichert entgegen und legen diese eindeutig indexiert in Ihrem Archiv ab. Damit stehen Ihnen Ihre Daten und Unterlagen für den sofortigen Zugriff zur Verfügung via Internet direkt und mit Klick und Hyperlink aus jeder Anwendung.

Wir stellen Ihre Daten und Unterlagen hoch performant zur Verfügung, so dass Sie diese auch mit den geringeren Bandbreiten empfangen können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten und Unterlagen nur mit Terminal und ohne PC nutzen. Das ist ein Teil der Datensicherung. Um den anderen Teil kümmern wir uns.

Was halten Sie davon?
Fragen Sie doch einmal Ihren Datenschutzbeauftragten