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„Mehr Zeit und Raum“ bzw. „mehr Entscheidungsspielraum“ durch Ablegen von Daten und Unterlagen für die Archivierung können sowohl operative als auch strategische Support Leistungen der MCS GmbH (mit der Marke gehrer®) für den Mittelstand sein. Insbesondere bei der Frage, ob sowohl die Daten als auch die Unterlagen oder Beides mit einem höchstmöglichem Grad an Automatisierung beim Absender, beim Empfänger und den späteren Nutzern erschlossen werden sollen.

Denn auch die Frage des Ablegens sollte sorgfältig überlegt sein. Frühe, Gleichzeitige und Späte Archivierung sind hierbei die bekannten Begriffe. Wollen Sie Ihre papierbasierenden Geschäftsprozesse beibehalten und erst am Ende des Geschäftsprozesses Ihre Daten und Unterlagen auch digital Achivieren, weil Ihnen der Aufwand für fehlerfreies Ablegen zu groß ist, bleibt Ihnen eigentlich nur die späte Archivierung als Lösungsmodell. Diese Methode hat auch den Vorteil, dass Sie gute Dienstleistungspreise erzielen können, wenn es sich lohnt einen entsprechenden Container voll Unterlagen im fernen Asien abzuwickeln. Wollen Sie aber die Früchte wirtschaftlicher Geschäftsprozesse durch Sie selbst verursacht mit sofortiger Verfügbarkeit für sich in Anspruch nehmen, so unterstützen wir Sie sowohl bei Insourcing als auch bei Outsourcing vor Ort.

Sie suchen nach Wegen, plattformunabhängig, jederzeit von jedem Ort, schnell und redundanzfrei Ihre Büroarbeiten effizienter zu gestalten, Kosten zu senken, Ihren Service zu verbessern und bei Bedarf sofort über Ihre Daten und Unterlagen verfügen zu können?

Sie suchen Lösungen für die effiziente Bewirtschaftung d.h. keine Investitionen und Fixkosten für Ihre aufbewahrungspflichtigen Daten und Unterlagen, mit geringem Risiko für das B2B-Networking mit Ihren Geschäftsstellen, Niederlassungen und Business-Units alternativ zu Zentralisierung oder Outsourcing Ihrer Organisationseinheiten.

Preisbeispiel

Testen Sie 6 Monate Ihr persönliches Archiv mit bis zu 15.000 DIN A4 Seiten bzw. 30-40 Ordnern, mit strukturierter (10 Indexfelder) und Volltextsuche, mit Hyperlink aus beliebigen Windows-Anwendungen, beliebig vielen Webzugriffen, MCS GmbH interner Datensicherung, incl. übergabe Ihrer Daten und Unterlagen mit Metadaten, Viewer und Requestersoftware am Ende der Testzeit auf CD zu einem einmaligen Sonderpreis von EUR 450,-- zuzüglich gesetzl. MWST. Gerne unterbreiten wir Ihnen natürlich auch ein individuelles Angebot. Für eine Preisanfrage nehmen Sie mit uns Kontakt auf.

Typische Einwände

Wir wollen unsere betrieblichen Daten und Unterlagen nicht außer Haus geben, weil uns diese wichtiger sind als unser Geld, das wir bei der Bank einlagern.

Wir können unsere Mehrfunktionsgeräte (MFG) außer zum Kopieren auch zum Scannen nutzen, weil wir bereits jetzt dafür schon Klickraten zahlen, in Verzeichnisse ablegen, aber leider nicht organisiert auf vorgangsintegrierte Belege, Office-Dokumente etc. zugreifen können.

Wir können vorerst nicht in digitale Archivierung investieren und uns mit Fixkosten belasten, weil Personal für die Administration und die Bedienung fehlen.

Wir brauchen kein Dokumenten-Management und keine „frühe Archivierung“, weil wir generell erst die Daten und Unterlagen in Verbindung mit den Anwendungen bearbeiten und dann später immer noch digital Archivieren können.

Unsere Lösung

Wir richten Ihnen kurzfristig ein von Ihnen beliebig strukturiertes, digitales Archiv in unserem Rechenzentrum ein. Damit haben Sie die Voraussetzung, von jedem Ort der Welt per Internet mehrfach gesichert auf Ihre Daten und Unterlagen zugreifen zu können..

Wir nehmen Ihre Daten und Unterlagen getrennt nach Dokumenten, natürlich auch von Ihnen gescannt, als Office-Dokument, E-Mail, elektronisch z.B. per Fax, E-mail oder FTP, SSL und Passwort gesichert entgegen und legen diese eindeutig indexiert in Ihrem Archiv ab. Damit stehen Ihnen Ihre Daten und Unterlagen für den sofortigen Zugriff zur Verfügung via Internet direkt und mit Klick und Hyperlink aus jeder Anwendung.

Wir stellen Ihre Daten und Unterlagen hoch performant zur Verfügung, so dass Sie diese auch mit geringeren Bandbreiten empfangen können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten und Unterlagen nur mit Terminal und ohne PC zu nutzen. Das ist Ihr der Datensicherung. Um den anderen Teil kümmern wir uns.

Was halten Sie davon?
Fragen Sie doch einmal Ihren Datenschutzbeauftragten