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automatisieren, validieren, dokumentieren

Vorgänge Daten und Unterlagen
ablegen, bereitstellen und archivieren



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Vorgangsbearbeitung

Die gehrer MCS GmbH bietet RZ-Lösungen zur Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse basierend auf Ihren Vorgängen und/oder den archivierten Daten und Unterlagen. Rechenzentrumslösungen haben den großen Vorteil, dass Sie sich weder um Investitionen noch um Fixkosten kümmern müssen und sich zugleich über eine permanente, sofortige Verfügbarkeit freuen dürfen. Diese Lösungen beginnen mit dem sorgfältigen Customizing Ihrer Aufgabe, einem kurzfristigem Prototyping und enden mit der sicheren alternativen Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Geschäftsprozesse von Vorgängen mit schellem standortunabhängigem Querverweis auf wichtige Daten und Unterlagen.

RZ Automatisierung, insbesondere auch für den Mittelstand als RZ-Lösung für Kunden mit individuellen Customizing, ist Teil der MCS Leistungen (mit der Marke gehrer®). Eine ideale Lösung für sichere, preiswerte Archivierung, kombinierbar sowohl mit Inhouse als auch mit Outsourcíng, bei Bedarf für weltweiten Zugriff aus jeder Anwendung und von jedem Standort auf Ihre Geschäftsprozessen, Vorgänge, Daten und Unterlagen.

Sie suchen nach Wegen, plattformunabhängig, jederzeit von jedem Ort, schnell und redundanzfrei Ihre Geschäftsprozessen effizienter zu gestalten, Kosten zu senken, Ihren Service zu verbessern, sofort auf Ihre Vorgänge in Form von Daten und Unterlagen zugreifen, diese erstellen, bearbeiten und archivieren zu können?

Sie suchen Lösungen für die effiziente Bewirtschaftung, d.h. keine Investitionen und Fixkosten bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozessen mittels Workflow und Vorgängen bestehend aus Daten und Unterlagen, mit geringem Risiko bei der Einarbeitung und Vertretung von Mitarbeitern - auch bei der Zusammenarbeit mit Ihren Geschäftsstellen, Niederlassungen und Business-Units, alternativ zu Zentralisierung oder Outsourcing Ihrer Organisationseinheiten? Dabei unterscheiden wir zwei Arten der Workflowtechnik.


Workflow Aktion gesteuert
für den Workflow Aktion gesteuert wird der Zugriff auf Daten Unterlagen Archive mittels Archiv Zugriff Processing vorausgesetzt
  • zum Einsatz kommt der Workflow Aktion gesteuert bei sog. „früher Archivierung“ (d.h. die Unterlagen werden vor Beginn des Bearbeitungsprozesses sicher archiviert)
  • bei Nutzung des Workflows fliesst jede neu archivierte Unterlage automatisch und kontrolliert in den Bearbeitungsprozess ein
  • der Workflow bildet einfach strukturierte Prozesse mit Hilfe virtueller, dynamischer Arbeitsmappen ab, die jeweils genau die Vorgänge (Unterlagen) auflisten, die sich gerade in einem bestimmten Bearbeitungsstatus (Prozessschritt) befinden die Arbeitsmappen werden einzelnen oder mehreren Benutzern auf Basis ihrer Rolle bzw. Funktion im Bearbeitungsprozess zugewiesen zur Dokumentation der Bearbeitung eines Vorganges wird für jede Rolle bzw. Funktion spezifisches Stempelwerkzeug konfiguriert, mit dem die Bearbeitung dokumentiert wird
  • durch Einsatz des Stempelwerkzeugs wird der jeweils nächste Bearbeitungsschritt ausgelöst und es können Hinweise oder Anweisungen übermittelt werden
  • die Kombination mehrerer bzw. aller virtuellen, dynamischen Arbeitsmappen in einer Gesamtübersicht ermöglich den Verantwortlichen des Prozesses ein umfassendes Monitoring, auch zur Unterstützung von Entscheidungen durchzuführen (Statusauskunft für Vorgänge im Prozess, Engpassanalyse, Eskalationsvor- beugung, Personalplanung etc.)

Workflow Regel gesteuert
  • für den Workflow Regel gesteuert wird mindestens der Zugriff auf Daten Unterlagen Archive mittels Archiv Zugriff Hosting vorausgesetzt
  • bildet komplexe Bearbeitungsprozesse ab und kann dabei die vorhandenen Regeln berücksichtigen
  • jede archivierte Unterlage wird automatisch vom Workflow Regel gesteuert erkannt und als Vorgang in den ersten Bearbeitungsschritt eingestellt
  • Zugriff auf die Workflow-Benutzeroberfläche erfolgt rein browsergestützt, unter Nutzung des MCS-RZ
  • entsprechend den Rollen bzw. Funktionen der Benutzer sowie den eingebauten Regeln stehen die zugewiesenen Bearbeitungsfunktionen zur Verfügung
  • die Dokumentation der Bearbeitung erfolgt innerhalb des Workflow-Tools, die zu jedem Vorgang gehörende Unterlage kann bei jedem Bearbeitungsschritt angezeigt werden

Preisbeispiel

Testen Sie 6 Monate einen Geschäftsprozess Ihrer Wahl als Demo mit bis zu max. 5 Prozeßschritten und bis zu max. 3 parametrisierbaren Regeln je Prozesschritt, Ihrem persönliches Archiv bis zu 15.000 DIN A4 Seiten bzw. 30-40 Ordner, mit strukturierter (10 Indexfelder) und Volltextsuche, mit Hyperlink aus beliebigen Windows-Anwendungen, beliebig vielen Webzugriffen, MCS interner Datensicherung, incl. Übergabe Ihrer Daten und Unterlagen mit Metadaten, Viewer und Requestersoftware am Ende der Testzeit auf CD zu einem einmaligen Sonderpreis von EUR 1950,- zuzüglich gesetzl. MWST. Gerne unterbreiten wir Ihnen natürlich auch ein individuelles Angebot. Für eine Preisanfrage nehmen Sie mit uns Kontakt auf.


Typische Einwände

Wir wollen unsere Geschäftsprozesse durch Mehrstunden und schnelleres Arbeiten der Mitarbeiter wettbewerbsfähig halten und dabei betrieblichen Daten und Unterlagen nicht außer Haus geben, weil uns diese wichtiger sind als das Geld, das wir bei der Bank haben.

Wir können unsere Mehrfunktionsgeräte (MFG) außer zum Kopieren auch zum Scannen nutzen, frühe Archivierung betreiben und die Postbearbeitung danach anstoßen, weil wir bereits jetzt schon für Klickraten zahlen, in Verzeichnisse ablegen, nur leider nicht organisiert auf vorgangsintegrierte Belege, Office-Dokumente etc. regelgesteuert bearbeiten können.

Wir können vorerst nicht in Dokumenten-Management und die Verbesserung von Geschäftsprozessen investieren und uns mit Fixkosten belasten, weil Personal für die Administration und die Bedienung fehlen.

Wir brauchen kein Workflow Management mit „früher Archivierung“, weil wir generell erst die Daten und Unterlagen in Verbindung mit den Anwendungen bearbeiten und dann später immer noch schnell archivieren können.


Unsere Lösung

Wir richten Ihnen kurzfristig und für Sie wahlweise zu RZ Hosting einen von Ihnen bevorzugten Geschäftsprozeß in unserem Rechenzentrum ein. Damit haben Sie die Voraussetzung, von jedem Ort der Welt per Internet mehrfach gesichert und regelgesteuert die Prozessschritte Ihres Geschäftsprozesses mit Vorgängen bestehend aus Daten und Unterlagen mit Rollen und Usern automaisiert bearbeiten zu können.

Wir nehmen Ihre Vorgänge analog dem RZ Hosting entgegen und stellen diese eindeutig zugeordnet den autorisierten Rollen und Usern entsprechend definierter Regeln zur Verfügung. Dabei stehen Ihnen Ihre Vorgänge in Form von Daten und Unterlagen trotzdem und unabhängig vom jeweiligen Prozessschritt für den sofortigen Zugriff zur Verfügung via Internet direkt und mit Klick und Hyperlink aus jeder Anwendung zur Verfügung.

Wir stellen Ihnen Ihre Prozessschritte mit und ohne Zugriff auf Daten und Unterlagen hoch performant zur Verfügung, so das Sie diese auch mit geringeren Bandbreiten empfangen können. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre Daten und Unterlagen ohne PC, sondern nur mit Terminal zu nutzen. Das ist Ihr Teil der Datensicherung. Um den anderen Teil kümmern wir uns.


Was halten Sie davon?
Fragen Sie doch einmal Ihren Datenschutzbeauftragten.






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