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Opti.List für das Compliance Management
Daten und Unterlagen bilden die Grundlage für alle Arten von Vorgängen
im Unternehmen und müssen gesetzeskonform archiviert werden (GDPdU) - dafür sorgt die gehrer MCS GmbH.
Im Insourcing und Outsourcing setzen wir auf das erprobte Produkt „Opti.List“, sowie unsere Erfahrungen bei Krankenhäuser,
Speditionen, Pharmaunternehmen, Behörden, Industrie und Versicherungen.
Was ist Opti.List?
Opti.List wird als herstellerunabhängige Archivierungskomponente zur Ergänzung jeder
kaufmännischen Software oder zu Ihrem vorhandenen Dokumenten-Management-System eingesetzt.
- Opti.List gewährleistet die revisionssichere Langzeitverfügbarkeit aller Ihrer archivierungspflichtigen Drucklisten.
- Opti.List bereitet Ihre steuerpflichtigen Drucklisten und Dokumente in einem digitalen
Archiv für die Prüfung mit der offiziellen Software der Finanzverwaltung (IDEA) auf.
- Opti.List erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen gemäß GDPdU, insbesondere
die der Prüfung durch Datenträgerüberlassung.
- Opti.List erfüllt den offiziellen Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung
und übergibt die Daten zuverlässig an die offizielle Prüfsoftware IDEA.
- Opti.List kann branchenübergreifend und herstellerunabhängig für alle
steuerrelevanten Drucklisten eingesetzt werden.
- Mit Opti.List ist ein Systemwechsel kein Problem.
- Opti.List übernimmt die Verwaltung der Archivierung.
- Opti.List beinhaltet eine leistungsstarke Abfragesoftware mit Volltext- und Indexsuche,
mit der Sie selbst Ihr digitales Archiv auswerten können.
- Mit Opti.List erzeugte Daten können in Excel-Tabellen zur Weiterverarbeitung übergeben werden.
- Mit Opti.List bestimmen Sie selbst, welche Daten für den Finanzbeamten sichtbar sein sollen.
- Opti.List ist als preisgünstige Single-User-Version und als Netzwerklösung verfügbar.
- Opti.List beinhaltet eine leistungsstarke Abfragesoftware mit
Volltext- und Indexsuche, mit der Sie selbst Ihr digitales Archiv auswerten können.
- Mit Opti.List erzeugte Daten können in Excel-Tabellen zur Weiterverarbeitung übergeben werden.
- Mit Opti.List bestimmen Sie selbst, welche Daten für den Finanzbeamten sichtbar sein sollen.
- Opti.List ist als preisgünstige Single-User-Version und als Netzwerklösung verfügbar.
Warum Opti.List?
- Opti.List bietet dem Prüfer alle drei Möglichkeiten des Datenzugriffs laut GDPdU.
- Opti.List erfüllt mit Hilfe neuester Entwicklungswerkzeuge und der
Verwendung internationaler Software-Standards, basierend auf einer
relationalen Datenbank mit ihren außergewöhnlichen Sicherheitsstandards,
alle Ansprüche an eine moderne Softwarelösung.
- Opti.List erfordert keine aufwendigen Installations- und Schulungsmaßnahmen
oder betriebliche Umstrukturierungen.
- Opti.List ist in seinem Preis-/Leistungsverhältnis unübertroffen
und eine preiswerte Alternative zu den umfangreichen Dokument-Management-Systemen.
- Opti.List kann schnell eingesetzt werden - Ihr digitales Archiv kann in der Regel
selbst dann noch rechtzeitig fertiggestellt werden, wenn der Prüfungstermin
bereits angekündigt ist.
- Opti.List erfordert keine zusätzliche Digitalisierung Ihrer nicht im System
erzeugten Belege.
- Opti.List regelt den Export Ihrer Daten in das digitale Archiv so,
dass die Prüfsoftware die Daten ohne Änderungen importieren kann.
Das gilt auch, wenn Sie oder Ihr Steuerberater eine Prüfung im Voraus
vornehmen möchten.
- Opti.List und IDEA sind im Zusammenspiel mehrfach geprüft!
Was ist IDEA?
IDEA (Interaktive Daten-Extraktion und -Analyse) von der Firma Audicon
ist die offizielle Prüfsoftware der Finanzverwaltung. Das Bundesministerium
für Finanzen hat sich im Rahmen eines europaweiten Ausschreibungsverfahrens
für den Einsatz dieser speziellen Prüfungssoftware entschieden.
IDEA ist die Standardsoftware für den fachlichen Revisor zur PC-gestützten
Datenprüfung und -analyse. IDEA ist bei 14.000 Betriebsprüfern in Deutschland
zur Durchführung der digitalen Steuerprüfung im Einsatz - ab sofort.
- IDEA bietet eine flexible Importschnittstelle für Großrechner- und PC-Daten,
viele auf Knopfdruck verfügbare Routinen für die Datenanalyse
und Datenweiterbearbeitung sowie eine lückenlose Prüfungsdokumentation.
- IDEA arbeitet auf der Grundlage eines XML-basierten Beschreibungsformats,
das von Unternehmen eingesetzt werden kann, um die Auswertbarkeit des Datenarchivs
durch IDEA sicherzustellen. So kann die Prüfung so effizient wie möglich
durchgeführt werden.
- IDEA kann mit dem Importmodul SmartX beschreibungsstandardkonforme
Daten (z.B. aus Opti.List) automatisiert für die Prüfung
importieren - ohne dass Anpassungen vorgenommen werden müssen.
- IDEA ist nicht nur für Finanzbeamte.
- IDEA ist speziell für die professionelle Prüfung von Datenbeständen
durch interne und externe Prüfer entwickelt worden.
- IDEA, in Ihrem Unternehmen eingesetzt, sorgt für den Import Ihres
mit Opti.List aufbereiteten digitalen Archivs durch die eigene EDV-Abteilung
und bietet Ihren Controllern vielfältige Analysemöglichkeiten.
- Mit IDEA im Eigeneinsatz wird der Betriebsprüfer die Prüfung direkt an Ihrem
Rechner vornehmen können, was Ihnen große Vorteile bietet:
Alle erstellten Protokolle und Makros sind Ihr Eigentum und verbleiben
auf Ihrem Rechner! Prüfungsschritte können - auch ohne den Prüfer - mit aktuellen
Daten wiederholt werden. Die nächste Betriebsprüfung geschieht „auf Knopfdruck“!
- IDEA importiert Ihre Unternehmensdaten auch bei Ihrem Steuerberater,
ohne dass dieser einen zusätzlichen Aufwand betreiben muss.
Die Betriebsprüfung kann bereits vor dem offiziellen Prüfungstermin
durch Ihren Steuerberater kostensparend ausgeführt werden, damit Sie im Vorwege
der Betriebsprüfung wissen, was auf Sie zukommt.
- IDEA und Opti.List sind im Zusammenspiel mehrfach geprüft!
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Opti.List mit seinen vielseitigen Erfassungs- und Archivierungsmöglichkeiten für
GDPdU-konforme Daten ist eines der best practice Produkte,
bei denen durch professionelles Customizing die Leistungen von MCS (mit der Marke gehrer®) den höchsten Nutzen im Mittelstand entfalten.
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