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Opti.List für das Compliance Management

Daten und Unterlagen bilden die Grundlage für alle Arten von Vorgängen im Unternehmen und müssen gesetzeskonform archiviert werden (GDPdU) - dafür sorgt die gehrer MCS GmbH. Im Insourcing und Outsourcing setzen wir auf das erprobte Produkt „Opti.List“, sowie unsere Erfahrungen bei Krankenhäuser, Speditionen, Pharmaunternehmen, Behörden, Industrie und Versicherungen.

Was ist Opti.List?
Opti.List wird als herstellerunabhängige Archivierungskomponente zur Ergänzung jeder kaufmännischen Software oder zu Ihrem vorhandenen Dokumenten-Management-System eingesetzt.

  • Opti.List gewährleistet die revisionssichere Langzeitverfügbarkeit aller Ihrer archivierungspflichtigen Drucklisten.
  • Opti.List bereitet Ihre steuerpflichtigen Drucklisten und Dokumente in einem digitalen Archiv für die Prüfung mit der offiziellen Software der Finanzverwaltung (IDEA) auf.
  • Opti.List erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen gemäß GDPdU, insbesondere die der Prüfung durch Datenträgerüberlassung.
  • Opti.List erfüllt den offiziellen Beschreibungsstandard für die Datenträgerüberlassung und übergibt die Daten zuverlässig an die offizielle Prüfsoftware IDEA.
  • Opti.List kann branchenübergreifend und herstellerunabhängig für alle steuerrelevanten Drucklisten eingesetzt werden.
  • Mit Opti.List ist ein Systemwechsel kein Problem.
  • Opti.List übernimmt die Verwaltung der Archivierung.
  • Opti.List beinhaltet eine leistungsstarke Abfragesoftware mit Volltext- und Indexsuche, mit der Sie selbst Ihr digitales Archiv auswerten können.
  • Mit Opti.List erzeugte Daten können in Excel-Tabellen zur Weiterverarbeitung übergeben werden.
  • Mit Opti.List bestimmen Sie selbst, welche Daten für den Finanzbeamten sichtbar sein sollen.
  • Opti.List ist als preisgünstige Single-User-Version und als Netzwerklösung verfügbar.
  • Opti.List beinhaltet eine leistungsstarke Abfragesoftware mit Volltext- und Indexsuche, mit der Sie selbst Ihr digitales Archiv auswerten können.
  • Mit Opti.List erzeugte Daten können in Excel-Tabellen zur Weiterverarbeitung übergeben werden.
  • Mit Opti.List bestimmen Sie selbst, welche Daten für den Finanzbeamten sichtbar sein sollen.
  • Opti.List ist als preisgünstige Single-User-Version und als Netzwerklösung verfügbar.

Warum Opti.List?

  • Opti.List bietet dem Prüfer alle drei Möglichkeiten des Datenzugriffs laut GDPdU.
  • Opti.List erfüllt mit Hilfe neuester Entwicklungswerkzeuge und der Verwendung internationaler Software-Standards, basierend auf einer relationalen Datenbank mit ihren außergewöhnlichen Sicherheitsstandards, alle Ansprüche an eine moderne Softwarelösung.
  • Opti.List erfordert keine aufwendigen Installations- und Schulungsmaßnahmen oder betriebliche Umstrukturierungen.
  • Opti.List ist in seinem Preis-/Leistungsverhältnis unübertroffen und eine preiswerte Alternative zu den umfangreichen Dokument-Management-Systemen.
  • Opti.List kann schnell eingesetzt werden - Ihr digitales Archiv kann in der Regel selbst dann noch rechtzeitig fertiggestellt werden, wenn der Prüfungstermin bereits angekündigt ist.
  • Opti.List erfordert keine zusätzliche Digitalisierung Ihrer nicht im System erzeugten Belege.
  • Opti.List regelt den Export Ihrer Daten in das digitale Archiv so, dass die Prüfsoftware die Daten ohne Änderungen importieren kann. Das gilt auch, wenn Sie oder Ihr Steuerberater eine Prüfung im Voraus vornehmen möchten.
  • Opti.List und IDEA sind im Zusammenspiel mehrfach geprüft!

Was ist IDEA?
IDEA (Interaktive Daten-Extraktion und -Analyse) von der Firma Audicon ist die offizielle Prüfsoftware der Finanzverwaltung. Das Bundesministerium für Finanzen hat sich im Rahmen eines europaweiten Ausschreibungsverfahrens für den Einsatz dieser speziellen Prüfungssoftware entschieden. IDEA ist die Standardsoftware für den fachlichen Revisor zur PC-gestützten Datenprüfung und -analyse. IDEA ist bei 14.000 Betriebsprüfern in Deutschland zur Durchführung der digitalen Steuerprüfung im Einsatz - ab sofort.

  • IDEA bietet eine flexible Importschnittstelle für Großrechner- und PC-Daten, viele auf Knopfdruck verfügbare Routinen für die Datenanalyse und Datenweiterbearbeitung sowie eine lückenlose Prüfungsdokumentation.
  • IDEA arbeitet auf der Grundlage eines XML-basierten Beschreibungsformats, das von Unternehmen eingesetzt werden kann, um die Auswertbarkeit des Datenarchivs durch IDEA sicherzustellen. So kann die Prüfung so effizient wie möglich durchgeführt werden.
  • IDEA kann mit dem Importmodul SmartX beschreibungsstandardkonforme Daten (z.B. aus Opti.List) automatisiert für die Prüfung importieren - ohne dass Anpassungen vorgenommen werden müssen.
  • IDEA ist nicht nur für Finanzbeamte.
  • IDEA ist speziell für die professionelle Prüfung von Datenbeständen durch interne und externe Prüfer entwickelt worden.
  • IDEA, in Ihrem Unternehmen eingesetzt, sorgt für den Import Ihres mit Opti.List aufbereiteten digitalen Archivs durch die eigene EDV-Abteilung und bietet Ihren Controllern vielfältige Analysemöglichkeiten.
  • Mit IDEA im Eigeneinsatz wird der Betriebsprüfer die Prüfung direkt an Ihrem Rechner vornehmen können, was Ihnen große Vorteile bietet: Alle erstellten Protokolle und Makros sind Ihr Eigentum und verbleiben auf Ihrem Rechner! Prüfungsschritte können - auch ohne den Prüfer - mit aktuellen Daten wiederholt werden. Die nächste Betriebsprüfung geschieht „auf Knopfdruck“!
  • IDEA importiert Ihre Unternehmensdaten auch bei Ihrem Steuerberater, ohne dass dieser einen zusätzlichen Aufwand betreiben muss. Die Betriebsprüfung kann bereits vor dem offiziellen Prüfungstermin durch Ihren Steuerberater kostensparend ausgeführt werden, damit Sie im Vorwege der Betriebsprüfung wissen, was auf Sie zukommt.
  • IDEA und Opti.List sind im Zusammenspiel mehrfach geprüft!







Opti.List

Opti.List mit seinen vielseitigen Erfassungs- und Archivierungsmöglichkeiten für GDPdU-konforme Daten ist eines der best practice Produkte, bei denen durch professionelles Customizing die Leistungen von MCS (mit der Marke gehrer®) den höchsten Nutzen im Mittelstand entfalten.

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