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GDPdU und digitale Signatur
Die gehrer MCS GmbH bietet Industrie und Verwaltung Beratung u. a. zu den Themen GDPdU,
gesetzeskonforme Archivierung von Daten und Unterlagen oder digitale Signatur.
Dabei setzt der Spezialist grundsätzlich je nach Kundenwunsch entweder auf RZ-Lösungen
beim Outsourcing oder Softwareprodukte beim Insourcing.
Auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen (GDPdU) beruft sich ein Finanzbeamter, wenn er bei
der Betriebsprüfungen auf die
Computersysteme von Unternehmen zugreift.
Man unterscheidet 3 Arten des Datenzugriffs durch den Betriebsprüfer:
- den unmittelbaren Lesezugriff (Z1),
- den mittelbaren Zugriff über Auswertungen (Z2) und
- die Datenüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3)
Für die Datenüberlassung sind verschiedene Formate zugelassen.
Mittlerweile gibt es auch eine Empfehlung des Bundesfinanzministeriums für
einen entsprechenden Beschreibungsstandard. Die Daten lassen sich dann
vom Betriebsprüfer in eine Prüfersoftware (z.B. IDEA)
einlesen.
Ferner werden darin Verfahren der elektronischen Prüfung geregelt,
so dass zum Beispiel der Steuerprüfer keine Software auf dem Rechner
des Prüflings bzw. Steuerberaters installieren darf und Anforderungen
an Unternehmenssoftware definiert, damit die betriebswirtschaftlichen Daten
vom Prüfer bzw. der speziellen Prüfungssoftware erfasst werden
können.
Die GDPdU wurde durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 durch eine
Änderung in der Abgabenordnung (AO) festgelegt und ergeben sich insbesondere
aus § 147 Abs. 6 und § 146 Abs. 5 AO.
Die GDPdU sind in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten in engem Zusammenhang
mit den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter
Buchführungssysteme (GoBS) zu sehen. In diesem Zusammenhang ist die
zur digitalen Betriebsprüfung gehörende Verfahrensdokumentation
zu berücksichtigen. Neben der Bereitstellung der Daten in einem maschinell
auswertbaren Format sollte das Verfahren der Zusammenstellung und Bereithaltung
der Daten in einer Verfahrensdokumentation dokumentiert sein.
Zu den aufbewahrungspflichtigen Dokumenten gehört u.a.
geschäftsrelevante E-Mail-Kommunikation. Amerikanische
Archivierungslösungen sind hier wiederum aufgrund der für
deutsche Unternehmen geltenden, komplexen Rechtssituationen in aller Regel
nicht anwendbar.
Archivierung
Sie suchen nach gewissenhaften, sicheren, skalierbaren, mobilen und
wirtschaftlichen Lösungen, für Ihre dokumentenbasierenden
Geschäftsprozesse? Sind Compliance, Information Lifecycle Management,
Dokumenten Management, Integrated Dokumenten Management, Workflow-Management,
Business Workflow (SAP), Enterprise-Content-Management und Knowledge-Management
nicht nur die Umschreibung dieser Fragen?
Ist der Bedarf an digitaler GDPdU-konformer Archivierung von Daten und Unterlagen,
Vorgängen und Akten nicht die Voraussetzung für Art und Grad der Ziele obriger Begriffe?
Das Forum „elektronische Steuerprüfung“ zeigt auf, wie Vorschriften effizient zu erfüllen sind. Wir sind Leistunsanbieter, um Sie bei Ihren Aufgaben zu Unterstützen.
Nennen Sie uns Ihre Aufgabenstellung!
Wir beraten Sie gerne - von der Aufbewahrung, Ablage bis zur Entsorgung
Ihrer Daten und Unterlagen einschließlich Ihren Vorgaben für die
Geschäftsprozess-, Datenschutz- und GDPdU-konforme Erfüllung aller
Voraussetzungen in Ihrem Unternehmen.
Der Begriff der elektronischen Archivierung wird sehr unterschiedlich benutzt.
Während heute Unternehmen schon Aufbewahrungsfristen von zehn
Jahren für handelsrechtlich und steuerlich relevante Daten und Dokumente
als nur sehr schwierig umsetzbar sehen, wird in historischen Archiven von
einer sicheren, geordneten und jederzeit zugreifbaren Aufbewahrung von
Informationen mit Speicherzeiträumen von mehreren Jahrhunderten gesprochen.
Angesichts der sich ständig verändernden Technologien, immer neuer Software,
Formate und Standards, ist dies eine große Herausforderung für die
Informationsgesellschaft.
Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine
Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen und Verwaltungen.
Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme
der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechnologien wesentlich
besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich
mit Papier, Aktenordnern und Regalen möglich war. Immer mehr Information
entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche
Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments.
Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente
den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete
Schriftstücke. Solche digitalen Dokumente existieren rechtskräftig nur noch
in elektronischer Form. Diese Entwicklungen zwingen inzwischen
jedes Unternehmen, sich verstärkt mit dem Thema elektronische Archivierung
auseinander zu setzen.
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