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Das HGB, die Abgabenordnung (AO) und weitere gesetzliche, individuelle betriebliche und persönliche Vorschriften sind die Grundlagen für die Archivierung und Speicherung von Daten und Unterlagen, unabhängig ob in herkömmlichen Datenträgerarchiven oder elektronischen Systemen.

Aufbereiten, Erfassen, Klassifizieren, Indexieren, Ablegen, Archivieren, Aufbewahren, Bearbeiten, Bereitstellen und Entsorgen Ihrer Daten und Unterlagen ist mit Hilfe von MCS die Alternative und Ergänzung zur Verbesserung Ihrer bisherigen und in Zukunft geplanten Lösungen.

Insbesondere die frühe Archivierung Ihrer Daten und Unterlagen (Dokumente, Dateien, Objekte wie Schriftgut, Belege, Fax, E-Mails, Zeichnungen, gescannt, Drucklisten, aus Office, Edifact, oder aus ERP-Systemen) in unterschiedlichen Szenarien ist eine wichtige Voraussetzung bei der Dokumentenverwaltung, der Kommunikation von Inhalten zwischen Menschen, Maschinen und einzelnen ERP-Modulen. Diese Art der Archivierung ist die wirtschaftliche Unterstützung für die Bearbeitung Ihrer Geschäftsprozesse und dem „weltweit“ notwendigem Bedarf beim Zugriff auf Daten und Unterlagen, sowie zur Erfüllung Ihrer gesetzlichen, Ihrer betrieblichen und auch Ihrer persönlichen Aufbewahrungspflichten. Lösungen von der Stange haben wir aber nicht.

Begründung:

Elektronische Archivierung steht für die unveränderbare, Langzeitaufbewahrung elektronischer Information. Für die elektronische Archivierung werden in der Regel spezielle Archivsysteme eingesetzt. Der Begriff Elektronische Archivierung fasst unterschiedliche Komponenten zusammen, die im angloamerikanischen Sprachgebrauch separat als „Records Management“, „Storage“ und „Preservation“ bezeichnet werden. Der wissenschaftliche Begriff eines Archivs und der Archivierung ist inhaltlich nicht identisch mit dem Begriff, der von der Dokumentenmanagement-Branche verwendet wird. „Mehr Zeit und Raum“ durch Archivierung mit entsprechendem Support sind Leistungen der MCS GmbH (mit der Marke gehrer®) für den Mittelstand. Dabei sollen unterschiedliche Ziele wie z.B. Geschäftsprozess-, Datenschutz- und GDPdU-Unterstützung beim Umgang mit Daten und Unterlagen, beim Ein-/Auslagern, Entsorgen, dem Transport, dem Zugrff und vor allem bei der Verfügbarkeit von Daten und Unterlagen erzielt werden sollen.

Was kann MCS für Ihr Archiv-Management in unterschiedlichen Szenarien und die Digitalisierung Ihrer Daten und Unterlagen tun? Welche funktionalen Anforderungen und Strategien für das Sicherstellen der Verfügbarkeit von Daten und Unterlagen sind erforderlich?

• programmgestützter, direkter Zugriff auf Daten und Unterlagen
• datenbankgestützte Verwaltung der Daten und Unterlagen auf Basis von Metadaten und gegebenenfalls Volltexterschließung der Inhalte der archivierten Daten und Unterlagen
• Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherchestrategien, um auf die gesuchte Daten und Unterlagen direkt zugreifen zu können
• Einheitliche und gemeinsame Speicherung beliebiger Daten und Unterlagen, vom gescannten Faksimile über Word-Dateien und E-Mails bis hin zu komplexen XML-Strukturen, Listen, COLD-Dokumenten oder ganzen Datenbankinhalten
• Verwaltung von Speichersystemen mit nur einmal beschreibbaren Medien einschließlich des Zugriffs auf Medien die sich nicht mehr im Speichersystem direkt befinden
• Sicherstellung der Verfügbarkeit der gespeicherten Informationen über einen längeren Zeitraum, der Jahrzehnte betragen kann
• Bereitstellung von Daten und Unterlagen unabhängig von der sie ursprünglich erzeugenden Anwendung auf verschiedenen Klienten und mit Übergabe an andere Programme
• Unterstützung von „Klassen-Konzepten“ zur Vereinfachung der Erfassung durch Vererbung von Merkmalen und Strukturierung der Informationsbasis
• Konverter zur Erzeugung von langfristig stabilen Archivformaten und Betrachter (engl. Viewer) zur Anzeige von Daten und Unterlagen, für die eine ursprüngliche Applikation nicht mehr zur Verfügung steht
• Absicherung der gespeicherten Daten und Unterlagen gegen unberechtigten Zugriff und gegen Veränderbarkeit der gespeicherten Information
• Übergreifende Verwaltung unterschiedlicher Speichersysteme, um z. B. durch Kompatibilität beim Zugriff eine zügige Bereitstellung der Informationen zu gewährleisten
• Standardisierte Schnittstellen, um elektronische Archive als Dienste in beliebige Anwendungen integrieren zu können
• Eigenständige Wiederherstellungsfunktionalität (Recovery), um inkonsistent gewordene oder gestörte Systeme aus sich heraus verlustfrei wieder aufbauen zu können
• Sichere Protokollierung von allen Veränderungen an Strukturen und Informationsobjekten, die die Konsistenz und Wiederauffindbarkeit gefährden können und dokumentieren, wie die Informationen im Archivsystem verarbeitet wurden
• Unterstützung von Standards für die spezielle Aufzeichnung von Informationen auf CD oder DVD Speichern, für gespeicherte Daten und Unterlagen beschreibende Metadaten um eine langfristige Verfügbarkeit und die Migrationssicherheit zu gewährleisten

Die MCS GmbH unterstützt Sie mit Beratung, Customizing und Support, mit Verfügbarkeit und Workflow vom Erstellen und Verwalten bis hin zur Archivierung GDPdU-konformer Daten und Unterlagen beim B2B-networking mit Ihren Geschäftsstellen, Niederlassungen und Business-Units alternativ zur Zentralisierung oder Outsourcing Ihrer Organisationseinheiten. Für Sie ohne Investitionen und Fixkosten in HR, Hardware und Software?

Standardisierung:
Wesentliche Voraussetzung für die langfristige Verfügbarkeit elektronischer Daten und Unterlagen ist die Einhaltung von Standards. Beispiele für standardisierte Formate sind XML-Dateien, TIFF und PDF/A-Archive. Für Metadaten gibt es verschiedene standardisierte Metadatenformate. Die Architektur von Archivsystemen und der Aufbau von Daten und Unterlagen ist durch Spezifikation standardisiert worden.

Migration:
Eine Methode zur Sicherstellung der Verfügbarkeit ist die Migration von Daten und Unterlagen in eine neue Systemumgebung. Sie stellt unter Umständen ein Risiko dar, wenn die Daten und Unterlagen nicht nachweislich unverändert, vollständig und weiterhin uneingeschränkt bereitstellbar von einer Systemlösung auf eine andere migriert werden. Originalität und Authentizität können durch eine Migration in Frage gestellt werden. Anderseits zwingt der technologische Wandel die Anwender auf neue Speicher- und Verwaltungskomponenten rechtzeitig zu wechseln, um die Daten und Unterlagen verfügbar zu halten.

Emulation:
In der wissenschaftlichen Welt wird noch ein zweites Modell ähnlich stark diskutiert: Emulation. Emulation heißt, die Eigenschaften eines älteren Systems so zu simulieren, dass damit auch Daten dieses Systems mit neueren Computern und Betriebssystemen wieder genutzt werden können.

Kapselung:
Als Vorbereitung für Emulation eignet sich insbesondere das Kapselung-Verfahren. Dabei werden zusätzlich mit der zu bewahrenden Datei oder dem Informationsobjekt auch noch die Software, mit der man es visualisieren und reproduzieren kann, sowie die zugehörigen Metadaten in einer „Kapsel“ gespeichert. Damit sind alle für die Nutzung notwendigen Informationen in Zukunft sofort zusammenhängend gespeichert. Durch diese Methode können die zu speichernden Objekte sehr groß werden, ohne dass jedoch vollständig sichergestellt ist, dass die mitarchivierte Software auch in zukünftigen Betriebssystemumgebungen lauffähig ist.

Konversion zur Laufzeit:
Lassen sich die Formate der zu speichernden Daten und Unterlagen nicht kontrollieren und nicht auf wenige Langzeitformate einschränken, sind Konverter und Betrachter systemseitig ständig vorzuhalten, die ältere Formate in anzeigbare Formate beim Aufruf der Objekte wandeln.

Schnittstellen:
Abhängig von der Art Ihres I/O (NCI, CI, Scannen, Cold, Barcode, freies Erkennen etc.) unterstützen und lösen wir Probleme der Integration, der übernahme von Daten und Dokumenten in Ihre Geschäftsprozesse, in ERP- Module bei Datev-Anbindungen, SAP, Navision u. anderen.

Archiv-Übernahmen:
Archive die bei MCS erstellt wurden, können jederzeit von Ihnen lokal übernommen werden. MCS übernimmt und betreut aber auch Ihre Archive unter RZ Hosting, RZ Workflow und RZ GDPdU, wenn Sie Ihre bisher lokal erstellten Archive auslagern bzw. einer dezentralen Pflege zuführen möchten.